ISO 41001 یک استاندارد بین‌المللی است که به منظور بهبود مدیریت تسهیلات (Facility Management) طراحی شده است. این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد مدیریت تسهیلات خود را بهبود دهند و به صورت مؤثرتر، منظم‌تر و کارآمدتر فعالیت‌های مرتبط با نگهداری و بهره‌برداری از امکانات و زیرساخت‌های خود را مدیریت کنند.
اهداف و مزایای ISO 41001:
- بهبود کارایی عملیاتی: بهبود فرایندهای مدیریت تسهیلات و کاهش هزینه‌های مرتبط با بهره‌برداری و نگهداری.
- افزایش کیفیت خدمات: تضمین اینکه خدمات مرتبط با مدیریت تسهیلات به بهترین شکل ممکن ارائه شوند.
- هماهنگی و یکپارچگی: ارائه یک چارچوب هماهنگ و منسجم برای مدیریت تسهیلات در تمامی بخش‌ها و زمینه‌ها.
- کاهش ریسک‌ها: کاهش ریسک‌های مرتبط با بهره‌برداری از تسهیلات و زیرساخت‌ها.
- افزایش رضایت کارکنان و مشتریان: ارائه محیط کاری بهتر که باعث افزایش رضایت کارکنان و بهره‌وری بیشتر آنها می‌شود.
- پایداری و حفظ منابع: ترویج استفاده پایدار و کارآمد از منابع و انرژی.
کاربردها:
استاندارد ISO 41001 برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی که در حوزه مدیریت تسهیلات فعال هستند (مانند مدیریت ساختمان‌ها، مراکز تجاری، بیمارستان‌ها و دانشگاه‌ها) مفید است. این استاندارد به تمامی ابعاد مدیریت تسهیلات مانند نگهداری ساختمان‌ها، مدیریت انرژی، مدیریت خدمات، بهبود بهره‌وری و غیره می‌پردازد.
در نتیجه، ISO 41001 به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به روشی استراتژیک و سیستماتیک، فعالیت‌های مربوط به مدیریت تسهیلات را بهینه‌سازی کنند و به اهداف تجاری خود نزدیک‌تر شوند.
چطور ایزو41001 میتواند به رشد کسب و کار شما کمک کند؟
استاندارد ISO 41001 میتواند کسب‌وکارها را از طریق بهبود و تحول مدیریت تسهیلات به شکل چشم‌گیری متحول کند. این استاندارد، به عنوان یک چارچوب سیستماتیک، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا منابع فیزیکی خود را بهینه‌تر مدیریت کنند و در نتیجه بهره‌وری و سودآوری کلی را افزایش دهند. در زیر به برخی از روش‌هایی که ISO 41001 میتواند کسب‌وکار را متحول کند اشاره شده است:
1. افزایش بهره‌وری و کارایی عملیاتی
ISO 41001 باعث ایجاد رویکردهای سیستماتیک برای مدیریت تسهیلات می‌شود، که به کاهش زمان‌های از دست رفته، بهینه‌سازی استفاده از منابع و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. کسب‌وکارها می‌توانند با مدیریت بهتر امکانات، بهره‌وری کارکنان را افزایش دهند و از منابع فیزیکی به شکلی کارآمدتر استفاده کنند.
2. کاهش هزینه‌ها و استفاده بهینه از منابع
یکی از مزایای مهم این استاندارد کاهش هزینه‌های عملیاتی از طریق بهینه‌سازی استفاده از منابع انرژی، فضای کاری و تجهیزات است. ISO 41001 به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از روش‌های مدیریت مؤثرتر، منابع خود را بهینه کرده و از هزینه‌های اضافی جلوگیری کنند.
3. افزایش رضایت مشتریان و کارکنان
مدیریت بهینه تسهیلات باعث ایجاد محیط کاری بهتر و ایمن‌تر می‌شود. این محیط به بهبود رضایت کارکنان و مشتریان کمک می‌کند. کارکنانی که در محیطی منظم و بهینه کار می‌کنند، کارایی و انگیزه بیشتری دارند که این بهبود عملکرد کلی کسب‌وکار را در پی دارد.
4. کاهش ریسک‌ها و بهبود ایمنی
ISO 41001 به شناسایی و مدیریت ریسک‌های مرتبط با تسهیلات (مانند ریسک‌های ایمنی و خرابی تجهیزات) کمک می‌کند. مدیریت بهتر ریسک‌ها منجر به کاهش مشکلات و بحران‌های احتمالی، افزایش امنیت و کاهش تأثیرات منفی بر روی عملیات سازمان می‌شود.
5. پایداری و مسئولیت‌پذیری زیست‌محیطی
این استاندارد بر روی استفاده پایدار از منابع و کاهش مصرف انرژی تمرکز دارد. کسب‌وکارها با اجرای ISO 41001 می‌توانند به کاهش اثرات زیست‌محیطی خود کمک کنند و به اهداف پایداری دست یابند. این رویکرد نه تنها در کاهش هزینه‌ها موثر است، بلکه تصویر مثبتی از سازمان به عنوان یک نهاد مسئولیت‌پذیر ارائه می‌دهد.
6. رقابت‌پذیری بیشتر در بازار
داشتن استاندارد ISO 41001 میتواند به عنوان یک نقطه تمایز برای کسب‌وکار شما در مقایسه با رقبا عمل کند. شرکت‌هایی که از مدیریت تسهیلات بهینه برخوردارند، توانایی ارائه خدمات بهتر و با کیفیت‌تر به مشتریان دارند و می‌توانند در مناقصات و پروژه‌های بزرگتری شرکت کنند.
7. بهبود تصمیم‌گیری استراتژیک
با داشتن سیستم‌های نظارتی و گزارش‌دهی بهتر که از ISO 41001 سرچشمه می‌گیرند، سازمان‌ها می‌توانند داده‌های دقیقی از تسهیلات خود جمع‌آوری کرده و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک بهتری انجام دهند. این اطلاعات دقیق به مدیران کمک می‌کند تا در زمینه‌هایی مانند نگهداری، ارتقاء تجهیزات یا توسعه فضاهای کاری بهتر برنامه‌ریزی کنند.
8. انعطاف‌پذیری بیشتر در مواجهه با تغییرات
مدیریت تسهیلات سیستماتیک که توسط ISO 41001 هدایت می‌شود، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهتر با تغییرات و تحولات بازار یا نیازهای داخلی خود سازگار شوند. این انعطاف‌پذیری به کسب‌وکار اجازه می‌دهد تا به سرعت و با دقت بیشتری به تغییرات واکنش نشان دهد.
پیاده‌سازی استاندارد ISO 41001 نه تنها باعث بهبود مدیریت تسهیلات می‌شود، بلکه به تحول کلان‌تر در عملیات، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و ارتقاء رضایت کارکنان و مشتریان نیز منجر می‌شود. این تغییرات می‌توانند به طور قابل‌توجهی موقعیت رقابتی کسب‌وکار شما را در بازار تقویت کنند و موفقیت بلندمدت آن را تضمین نمایند.
نقطه تمرکز ایزو41001 چیست؟
نقطه تمرکز اصلی ISO 41001 بهبود مدیریت تسهیلات (Facility Management) در سازمان‌ها است. این استاندارد با ارائه یک چارچوب سیستماتیک و استراتژیک، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تسهیلات و زیرساخت‌های خود را به شکلی کارآمد، موثر و پایدار مدیریت کنند. نقطه تمرکز ISO 41001 بر چندین جنبه مهم متمرکز است:
1. بهینه‌سازی عملکرد تسهیلات
تمرکز اصلی استاندارد ISO 41001 بر بهبود عملکرد و کارایی تسهیلات سازمانی است. این شامل مدیریت فضا، تجهیزات، منابع انسانی و سایر دارایی‌های مرتبط می‌شود تا استفاده بهینه‌ای از آنها صورت گیرد.
2. کاهش هزینه‌ها و استفاده بهینه از منابع
ISO 41001 به کاهش هزینه‌های عملیاتی و استفاده بهینه از منابع مانند انرژی، آب و مواد دیگر توجه دارد. هدف آن بهبود بهره‌وری و کاهش هدررفت در استفاده از منابع سازمانی است.
3. پایداری و مسئولیت‌پذیری زیست‌محیطی
یکی دیگر از نقاط تمرکز این استاندارد، ترویج استفاده پایدار از تسهیلات و کاهش تأثیرات زیست‌محیطی است. سازمان‌ها تشویق می‌شوند تا در مدیریت انرژی، کاهش انتشار کربن و حفاظت از محیط زیست به بهترین شکل عمل کنند.
4. افزایش رضایت کارکنان و مشتریان
ISO 41001 بر ایجاد محیط‌های کاری بهتر و ایمن‌تر برای کارکنان و ارائه خدمات بهتر به مشتریان تمرکز دارد. این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا محیط کاری خود را به نحوی بهبود بخشند که بهره‌وری و رضایت افراد افزایش یابد.
5. کاهش ریسک‌ها
شناسایی و مدیریت ریسک‌های مرتبط با تسهیلات از دیگر نقاط تمرکز ISO 41001 است. این شامل ریسک‌های ایمنی، سلامت کارکنان، خرابی تجهیزات، و مشکلات عملیاتی می‌شود که با اجرای این استاندارد می‌توان به حداقل رساند.
6. هماهنگی و یکپارچگی مدیریت تسهیلات
این استاندارد بر یکپارچه‌سازی سیستم‌های مختلف مرتبط با مدیریت تسهیلات تاکید دارد. با یکپارچه‌سازی فرآیندها و ایجاد هماهنگی میان بخش‌های مختلف، سازمان‌ها می‌توانند به مدیریت بهتری دست یابند و کارایی کلی خود را افزایش دهند.
در نهایت، تمرکز اصلی ISO 41001 بر بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها، ایجاد پایداری و افزایش رضایت در مدیریت تسهیلات است.
اهمیت مدیریت تسهیلات در کسب و کار چیست؟
مدیریت تسهیلات در کسب‌وکارها به دلایل مختلفی حیاتی است، چرا که به بهینه‌سازی محیط کاری و عملکرد سازمان‌ها کمک می‌کند. این فرآیند شامل مدیریت فضا، تجهیزات، زیرساخت‌ها و خدمات پشتیبانی است که میتواند تأثیر مستقیمی بر کارایی، رضایت کارکنان، هزینه‌های عملیاتی و موفقیت کلی کسب‌وکار داشته باشد. در زیر به دلایل اهمیت مدیریت تسهیلات در کسب‌وکار اشاره شده است:
1. افزایش بهره‌وری کارکنان
محیط کاری مناسب و بهینه، نقش بسیار مهمی در افزایش بهره‌وری کارکنان دارد. مدیریت تسهیلات باعث می‌شود فضای کاری بهتر سازماندهی شود و امکانات مورد نیاز به درستی تامین گردد، که در نهایت منجر به ارتقاء عملکرد کارکنان و کاهش اتلاف زمان می‌شود.
2. کاهش هزینه‌های عملیاتی
مدیریت تسهیلات به بهینه‌سازی مصرف انرژی، نگهداری تجهیزات و جلوگیری از خرابی‌های غیرمترقبه کمک می‌کند. این اقدامات میتواند هزینه‌های مربوط به نگهداری و تعمیرات را به میزان قابل توجهی کاهش دهد و هزینه‌های اضافی را کنترل کند.
3. ایجاد محیط کاری ایمن و سالم
یکی از وظایف اصلی مدیریت تسهیلات، تضمین ایمنی و سلامت محیط کاری است. مدیریت بهینه باعث می‌شود خطرات احتمالی مانند خرابی تجهیزات، آتش‌سوزی یا نشت مواد مضر کاهش یابد و به همین دلیل ایمنی کارکنان افزایش یابد. محیط کاری ایمن و سالم میتواند رضایت و اعتماد کارکنان را افزایش دهد و از بروز حوادث جلوگیری کند.
4. افزایش رضایت مشتریان
مدیریت تسهیلات به بهبود کیفیت خدمات و تجربه مشتری کمک می‌کند. به ویژه در صنایعی که مشتریان به‌طور مستقیم با زیرساخت‌ها و فضاهای کسب‌وکار سروکار دارند، مانند هتل‌ها، بیمارستان‌ها و فروشگاه‌ها، مدیریت مناسب تسهیلات میتواند منجر به افزایش رضایت مشتریان و جذب بیشتر آنها شود.
5. پایداری و کاهش اثرات زیست‌محیطی
مدیریت تسهیلات کارآمد میتواند به کاهش مصرف انرژی، آب و سایر منابع کمک کند. این امر نه تنها به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود سازمان‌ها به مسئولیت‌های زیست‌محیطی خود پایبند باشند و اثرات منفی بر محیط زیست را کاهش دهند. این رویکرد باعث تقویت شهرت سازمان به عنوان یک نهاد پایدار و مسئولیت‌پذیر می‌شود.
6. مدیریت ریسک
مدیریت تسهیلات به شناسایی و کاهش ریسک‌های عملیاتی، ایمنی و زیست‌محیطی کمک می‌کند. با پیشگیری از خرابی‌های غیرمنتظره یا مشکلات زیرساختی، سازمان‌ها می‌توانند از بروز بحران‌ها جلوگیری کنند و تاثیرات منفی بر عملیات تجاری را به حداقل برسانند.
7. بهبود تصمیم‌گیری استراتژیک
مدیریت تسهیلات دقیق و منظم، اطلاعات دقیق‌تری را در اختیار مدیران قرار می‌دهد. با دسترسی به داده‌های مرتبط با وضعیت تسهیلات، مصرف انرژی، فضا و تجهیزات، مدیران می‌توانند تصمیمات استراتژیک بهتری اتخاذ کنند و منابع را به صورت هوشمندانه‌تری تخصیص دهند.
8. افزایش طول عمر تجهیزات و دارایی‌ها
نگهداری منظم و کارآمد از تجهیزات و زیرساخت‌ها به افزایش طول عمر آنها کمک می‌کند. مدیریت تسهیلات با برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی روش‌های نگهداری پیشگیرانه، از خرابی زودرس و هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کند.
9. افزایش انعطاف‌پذیری سازمانی
مدیریت مناسب تسهیلات به سازمان کمک می‌کند تا با تغییرات محیطی و بازار بهتر سازگار شود. توانایی مدیریت فضاها، امکانات و تجهیزات به صورت بهینه، سازمان را در برابر چالش‌های جدید، از جمله تغییر در نیازهای کارکنان یا تغییرات فناوری، آماده‌تر می‌سازد.
10. حمایت از رشد و توسعه سازمان
مدیریت تسهیلات یک عامل کلیدی در حمایت از رشد و توسعه سازمان است. با مدیریت مناسب فضاها و زیرساخت‌ها، سازمان‌ها می‌توانند بهتر به نیازهای رشد و تغییرات سازمانی پاسخ دهند و برنامه‌ریزی برای گسترش را با موفقیت انجام دهند.
مدیریت تسهیلات حیاتی است زیرا به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا با کاهش هزینه‌ها، بهبود بهره‌وری، ایجاد محیط کاری سالم و ایمن، و افزایش رضایت کارکنان و مشتریان، عملکرد کلی خود را بهبود بخشند. این عوامل همگی باعث تقویت مزیت رقابتی و موفقیت بلندمدت کسب‌وکار خواهند شد.
مزایای دریافت گواهینامه ایزو 41001 چیست؟
دریافت گواهینامه ISO 41001 مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد، به ویژه در حوزه مدیریت تسهیلات. این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری و کارایی را افزایش دهند، هزینه‌ها را کاهش دهند و عملکرد کلی خود را بهبود بخشند. در ادامه، مهم‌ترین مزایای دریافت این گواهینامه شرح داده شده است:
1. بهبود کارایی و بهره‌وری عملیاتی
ISO 41001 به ایجاد چارچوبی منظم و ساختارمند برای مدیریت تسهیلات کمک می‌کند. با پیاده‌سازی بهترین روش‌های مدیریتی، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای داخلی خود را بهینه کنند، بهره‌وری منابع خود را افزایش دهند و عملکرد عملیاتی بهتری داشته باشند.
2. کاهش هزینه‌های عملیاتی
یکی از اهداف اصلی این استاندارد، بهینه‌سازی مصرف منابع و کاهش هزینه‌های اضافی است. دریافت گواهینامه ISO 41001 به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مصرف انرژی، هزینه‌های نگهداری و تعمیرات تجهیزات، و هزینه‌های مربوط به فضای کاری را کاهش دهند.
3. افزایش رضایت کارکنان و مشتریان
ایجاد محیط کاری مناسب و بهینه، بهبود شرایط کاری و ارائه خدمات بهتر از طریق مدیریت تسهیلات مؤثر، منجر به افزایش رضایت کارکنان و مشتریان می‌شود. رضایت کارکنان باعث بهبود بهره‌وری و انگیزه آنها می‌شود و در نهایت به ارتقاء عملکرد سازمان کمک می‌کند.
4. مدیریت ریسک و افزایش ایمنی
گواهینامه ISO 41001 به شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک‌های مربوط به تسهیلات کمک می‌کند. این شامل ریسک‌های ایمنی، بهداشت، خرابی تجهیزات و مخاطرات زیست‌محیطی است. مدیریت صحیح این ریسک‌ها، باعث کاهش وقوع حوادث، افزایش ایمنی کارکنان و تضمین عملکرد پایدار سازمان می‌شود.
5. تعهد به پایداری و مسئولیت‌پذیری زیست‌محیطی
ISO 41001 بر استفاده پایدار از منابع و کاهش اثرات زیست‌محیطی تمرکز دارد. سازمان‌هایی که این گواهینامه را دریافت می‌کنند، تعهد خود به پایداری محیط زیست و کاهش مصرف انرژی و منابع طبیعی را نشان می‌دهند. این امر باعث بهبود تصویر و اعتبار سازمان در میان مشتریان و جامعه می‌شود.
6. افزایش مزیت رقابتی
دریافت گواهینامه ISO 41001 به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از رقبای خود متمایز شوند. این گواهینامه نشان‌دهنده تعهد سازمان به مدیریت تسهیلات مؤثر و بهره‌ور است و میتواند در جذب مشتریان جدید و کسب پروژه‌های بزرگ‌تر مفید باشد.
7. تسهیل تصمیم‌گیری استراتژیک
ISO 41001 به جمع‌آوری و تحلیل داده‌های دقیق درباره تسهیلات و عملکرد آنها کمک می‌کند. این اطلاعات به مدیران امکان می‌دهد تا تصمیم‌گیری‌های استراتژیک بهتری در مورد بهینه‌سازی فضاها، منابع و تجهیزات انجام دهند و در نتیجه عملکرد کلی سازمان را بهبود بخشند.
8. بهبود همکاری داخلی و هماهنگی بین بخش‌ها
استاندارد ISO 41001 به ایجاد یک سیستم مدیریت یکپارچه برای تسهیلات کمک می‌کند. این امر باعث بهبود هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان و تسهیل همکاری بین واحدها می‌شود. همچنین، این استاندارد یک زبان مشترک برای مدیریت تسهیلات ایجاد می‌کند که ارتباطات داخلی را تسهیل می‌کند.
9. افزایش طول عمر تجهیزات و زیرساخت‌ها
با دریافت گواهینامه ISO 41001، سازمان‌ها برنامه‌های منظم و پیشگیرانه‌ای برای نگهداری و تعمیرات تجهیزات و زیرساخت‌ها پیاده‌سازی می‌کنند. این امر باعث افزایش طول عمر دارایی‌ها و کاهش هزینه‌های تعمیرات اضطراری می‌شود.
10. مطابقت با الزامات قانونی و استانداردهای بین‌المللی
گواهینامه ISO 41001 تضمین می‌کند که سازمان مطابق با الزامات قانونی و مقررات ملی و بین‌المللی مربوط به مدیریت تسهیلات عمل می‌کند. این انطباق نه تنها ریسک‌های حقوقی را کاهش می‌دهد، بلکه اعتبار سازمان را در سطح جهانی افزایش می‌دهد.
11. ارتقاء تصویر و اعتبار سازمان
دریافت گواهینامه‌های بین‌المللی مانند ISO 41001 به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصویر و اعتبار خود را در بازار بهبود بخشند. این گواهینامه به عنوان یک نشان‌دهنده تعهد به کیفیت، ایمنی و بهره‌وری شناخته می‌شود که میتواند در جذب مشتریان و شرکای تجاری جدید مؤثر باشد.
دریافت گواهینامه ISO 41001 نه تنها به بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌های سازمان کمک می‌کند، بلکه اعتبار و تصویر مثبتی از سازمان در میان مشتریان، کارکنان و جامعه ایجاد می‌کند. این گواهینامه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در مسیر پایداری، بهره‌وری و رقابت‌پذیری قرار گیرند و به اهداف بلندمدت خود دست یابند.
مراحل پیاده سازی ایزو14001 چیست؟
پیاده‌سازی ISO 41001، که یک استاندارد بین‌المللی برای مدیریت تسهیلات (Facility Management) است، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری، کارایی و کیفیت مدیریت تسهیلات خود را افزایش دهند. این فرآیند شامل چندین مرحله کلیدی است که به شما کمک می‌کند تا استاندارد را به صورت مؤثر پیاده‌سازی و بهبودهای قابل‌توجهی در سازمان خود ایجاد کنید.
مراحل پیاده‌سازی ISO 41001:
1. آگاهی و تعهد مدیریت ارشد
اولین و اساسی‌ترین گام برای پیاده‌سازی ISO 41001، جلب تعهد مدیریت ارشد سازمان است. مدیران ارشد باید اهمیت این استاندارد را درک کرده و به طور کامل از اجرای آن حمایت کنند. تعهد و پشتیبانی آنها برای تامین منابع، بودجه و ایجاد یک محیط کاری مناسب برای اجرای استاندارد ضروری است.
2. تشکیل تیم مدیریت پروژه
سازمان باید یک تیم مدیریت پروژه تشکیل دهد که مسئولیت اجرای ISO 41001 را بر عهده بگیرد. این تیم باید شامل افراد کلیدی از بخش‌های مختلف سازمان باشد تا اطمینان حاصل شود که تمامی جوانب مدیریت تسهیلات در نظر گرفته می‌شود.
3. تحلیل وضعیت فعلی (Gap Analysis)
در این مرحله، سازمان باید وضعیت فعلی مدیریت تسهیلات خود را با الزامات ISO 41001 مقایسه کند تا شکاف‌ها و نقاط ضعف شناسایی شوند. تحلیل شکاف (Gap Analysis) به شما کمک می‌کند تا بفهمید کدام بخش‌های سازمان نیاز به بهبود یا تغییر دارند تا با الزامات استاندارد سازگار شوند.
4. تدوین یک برنامه اجرایی
بر اساس نتایج تحلیل شکاف، یک برنامه اجرایی برای پیاده‌سازی ISO 41001 باید تدوین شود. این برنامه شامل اهداف، وظایف، مسئولیت‌ها، جدول زمانی و منابع مورد نیاز برای اجرای استاندارد است. برنامه باید مشخص کند که چه مراحلی باید طی شود و چه زمانی هر یک از اقدامات انجام خواهد شد.
5. آموزش کارکنان
یکی از بخش‌های حیاتی پیاده‌سازی هر استاندارد، آموزش کارکنان است. همه کارکنان باید با اصول و الزامات ISO 41001 آشنا شوند و نقش خود در پیاده‌سازی آن را درک کنند. این آموزش‌ها باید به صورت مستمر و در سطوح مختلف سازمان انجام شود تا همه افراد درگیر با مدیریت تسهیلات بتوانند استاندارد را به درستی اجرا کنند.
6. ایجاد یا بهبود مستندات سیستم مدیریت تسهیلات
در این مرحله، باید فرآیندهای مدیریت تسهیلات به صورت مستند تدوین یا بهبود یابند تا با الزامات ISO 41001 همخوانی داشته باشند. این مستندات شامل سیاست‌ها، رویه‌ها، دستورالعمل‌ها و فرم‌های مربوط به مدیریت تسهیلات است. مستندات سیستم مدیریت تسهیلات باید به گونه‌ای تنظیم شوند که شفافیت، هماهنگی و کارایی را افزایش دهند.
7. اجرای سیستم مدیریت تسهیلات
پس از تدوین مستندات و برنامه‌ها، اجرای سیستم مدیریت تسهیلات آغاز می‌شود. در این مرحله، سازمان باید فرآیندها و سیاست‌های جدید یا بهبود یافته را در عملیات روزانه خود پیاده‌سازی کند. این ممکن است شامل بهینه‌سازی فضاهای کاری، بهبود برنامه‌های نگهداری و تعمیرات، بهبود مدیریت انرژی و غیره باشد.
8. نظارت و ارزیابی عملکرد
در این مرحله، عملکرد سیستم مدیریت تسهیلات باید به صورت مستمر نظارت و ارزیابی شود. ابزارهای مختلفی مانند شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) و ممیزی‌های داخلی به سازمان کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل کند که فرآیندها به درستی اجرا می‌شوند و بهبودهای مورد انتظار در حال تحقق هستند. این نظارت‌ها باید به صورت منظم انجام شوند.
9. ممیزی داخلی و شناسایی فرصت‌های بهبود
قبل از ممیزی خارجی برای دریافت گواهینامه، باید یک ممیزی داخلی توسط تیم ممیزی داخلی سازمان انجام شود. این ممیزی به سازمان کمک می‌کند تا نقاط ضعف را شناسایی کرده و فرصت‌های بهبود را در سیستم مدیریت تسهیلات پیدا کند. نتایج ممیزی داخلی باید مستند شوند و اقداماتی برای رفع مشکلات انجام شود.
10. اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
بر اساس نتایج ممیزی داخلی و ارزیابی‌های انجام شده، سازمان باید اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه برای بهبود سیستم مدیریت تسهیلات خود اجرا کند. این اقدامات به اصلاح نقاط ضعف و بهبود کلی عملکرد سیستم کمک می‌کنند.
11. ممیزی خارجی و دریافت گواهینامه
پس از اطمینان از مطابقت سیستم مدیریت تسهیلات با الزامات ISO 41001، سازمان میتواند درخواست ممیزی خارجی توسط یک نهاد صدور گواهینامه معتبر کند. این نهاد پس از بررسی و ارزیابی، در صورت تایید، گواهینامه ISO 41001 را به سازمان اعطا می‌کند.
12. حفظ و بهبود مستمر
پس از دریافت گواهینامه، کار سازمان به پایان نمی‌رسد. حفظ گواهینامه نیازمند بهبود مستمر و انطباق مداوم با الزامات استاندارد است. سازمان باید سیستم مدیریت تسهیلات خود را به‌طور منظم بازبینی و ارزیابی کند و به دنبال راه‌هایی برای بهبود عملکرد و کارایی آن باشد.
پیاده‌سازی ISO 41001 نیازمند یک رویکرد سیستماتیک و مرحله‌به‌مرحله است که شامل جلب تعهد مدیریت، تدوین مستندات، آموزش کارکنان، نظارت و ارزیابی عملکرد و اجرای ممیزی‌ها می‌شود. با انجام این مراحل، سازمان میتواند گواهینامه ISO 41001 را کسب کند و به بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و ارتقاء مدیریت تسهیلات خود بپردازد.
چکیده استاندارد ایزو 41001 استاندارد مدیریت تسهیلات – ISO 41001:2018
چکیده و بندهای استاندارد را در لینک زیر بخوانید: