در استاندارد ایزو 9001 (نسخه 2015)، مدیریت دانش سازمانی به عنوان یک فرآیند مهم در سیستم مدیریت کیفیت (QMS) شناخته شده است. این استاندارد در بند 7.1.6 بر اهمیت شناسایی، مدیریت، حفظ و به‌روزرسانی دانش سازمانی تأکید می‌کند.
دانش سازمانی شامل تمامی اطلاعات، مهارت‌ها، تجربیات، و دانشی است که برای تضمین عملکرد موثر فرآیندها و دستیابی به اهداف کیفیت سازمان ضروری است.
اهمیت دانش سازمانی در ایزو 9001
مدیریت دانش سازمانی برای موارد زیر حیاتی است:
- حفظ پایداری عملیات:
- تضمین می‌کند که حتی با تغییر کارکنان، اطلاعات کلیدی حفظ و انتقال یابد.
- پیشگیری از خطاها:
- با مستندسازی و به‌اشتراک‌گذاری دانش، اشتباهات و دوباره‌کاری کاهش می‌یابد.
- نوآوری و بهبود مستمر:
- ایجاد بستری برای بهبود فرایندها از طریق انتقال و گسترش دانش.
- اطمینان از کیفیت محصولات و خدمات:
- دانش فنی و تجربیات کلیدی برای ارائه محصولات و خدمات مطابق با نیاز مشتری ضروری است.
فرایند مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001
1. شناسایی دانش سازمانی:
- دانش مرتبط با عملیات حیاتی سازمان شناسایی می‌شود. این دانش شامل:
- دانش داخلی: رویه‌ها، استانداردها، تجربه‌های عملیاتی و تخصص کارکنان.
- دانش خارجی: استانداردهای صنعتی، اطلاعات مشتریان، یا دانش رقبا.
2. مستندسازی دانش:
- دانش باید به صورت سیستماتیک ذخیره شود (مانند دستورالعمل‌ها، راهنماها، یا سوابق).
- این مستندات باید به‌راحتی قابل دسترس و استفاده باشند.
3. به‌روزرسانی دانش:
- دانش سازمانی باید با توجه به تغییرات فناوری، قوانین، یا نیازهای بازار به‌روزرسانی شود.
- بازنگری مستندات و رویه‌ها به‌صورت دوره‌ای انجام شود.
4. اشتراک‌گذاری و انتقال دانش:
- از ابزارهایی مانند جلسات آموزشی، کارگاه‌ها، و سیستم‌های مدیریت دانش (KMS) برای انتقال دانش بین کارکنان استفاده شود.
- فرهنگ سازمانی باید انتقال دانش را تقویت کند.
5. حفظ و نگهداری دانش:
- اقدامات لازم برای جلوگیری از از دست دادن دانش، به‌ویژه در مواقعی که کارکنان کلیدی سازمان را ترک می‌کنند.
- تدوین رویه‌هایی برای مدیریت دانش ضمنی (تجربیات و دانش درونی کارکنان).
6. ارزیابی و نظارت:
- اثربخشی مدیریت دانش باید به طور مداوم ارزیابی شود تا اطمینان حاصل شود که دانش سازمانی برای دستیابی به اهداف کیفیت کافی است.
چالش‌های مدیریت دانش سازمانی
- تبدیل دانش ضمنی به صریح:
- تبدیل تجربیات کارکنان به مستندات استاندارد اغلب دشوار است.
- مقاومت کارکنان:
- ممکن است برخی کارکنان تمایلی به اشتراک‌گذاری دانش خود نداشته باشند.
- فقدان ابزار مناسب:
- عدم وجود سیستم‌های مدیریت دانش یا فناوری‌های مناسب برای ذخیره و اشتراک‌گذاری اطلاعات.
- به‌روز نگه داشتن دانش:
- تضمین اینکه دانش سازمانی همیشه مطابق با آخرین تغییرات است.
ابزارها و روش‌ها برای مدیریت دانش سازمانی
- سیستم‌های مدیریت دانش (KMS):
- استفاده از نرم‌افزارهایی مانند SharePoint یا Confluence برای ذخیره و به‌اشتراک‌گذاری دانش.
- برگزاری جلسات بازخورد:
- برای ثبت تجربیات پروژه‌ها و شناسایی درس‌های آموخته‌شده.
- بانک‌های اطلاعاتی دانش:
- ایجاد مخازن دانش برای ذخیره اطلاعات فنی و عملیاتی.
- تدوین استانداردها و رویه‌ها:
- مستندسازی رویه‌های عملیاتی و اطلاعات کلیدی.
- آموزش و توسعه:
- برنامه‌های آموزشی برای انتقال دانش.
مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 یک فرآیند کلیدی برای تضمین کیفیت محصولات و خدمات، افزایش بهره‌وری و حفظ پایداری سازمان است. با شناسایی، ذخیره، به‌روزرسانی و به‌اشتراک‌گذاری دانش، سازمان می‌تواند عملکرد خود را بهبود بخشد و از ریسک‌های ناشی از فقدان دانش جلوگیری کند.
