دسته‌بندی اطلاعات در استانداردهای مدیریت کیفیت، از جمله ISO، اهمیت ویژه‌ای دارد. در ایزو، این کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات و داده‌های خود را به شکل ساختارمند مدیریت کنند، امنیت آن‌ها را تضمین کرده و قابلیت دسترسی، ردیابی و استفاده مؤثر از داده‌ها را فراهم آورند.
در استانداردهای ISO 9001 (مدیریت کیفیت)، ISO 27001 (مدیریت امنیت اطلاعات) و ISO 30401 (مدیریت دانش)، نیاز به دسته‌بندی و طبقه‌بندی اطلاعات به وضوح مشاهده می‌شود. در ادامه، به چگونگی پیاده‌سازی دسته‌بندی اطلاعات در این استانداردها و اهمیت آن می‌پردازیم.
دسته‌بندی اطلاعات در استانداردهای ISO
1. ISO 9001 – مدیریت کیفیت
در ISO 9001 که استاندارد مدیریت کیفیت است، سازمان‌ها ملزم به جمع‌آوری، ذخیره، و مدیریت اطلاعاتی هستند که کیفیت فرآیندها و محصولات را تحت تأثیر قرار می‌دهد. این استاندارد تاکید می‌کند که سازمان‌ها باید برای اطلاعات خود مستندسازی، کنترل دسترسی و رده‌بندی دقیق را انجام دهند.
- دسته‌بندی بر اساس نوع مستندات: شامل اطلاعات مرتبط با مشتریان، مستندات فرآیندی، نتایج آزمون‌ها و بازخوردها.
- اهمیت مستندات: اطلاعاتی که مستقیم بر کیفیت محصول تأثیر می‌گذارد (مانند سوابق بازرسی و آزمون) باید به صورت دقیق نگهداری و دسته‌بندی شوند.
- سطح دسترسی و کنترل تغییرات: تعیین دسترسی به اطلاعات حساس و ایجاد سیستم‌هایی برای کنترل تغییرات اطلاعات به‌گونه‌ای که کیفیت تحت تأثیر قرار نگیرد.
2. ISO 27001 – امنیت اطلاعات
ISO 27001، که استانداردی برای مدیریت امنیت اطلاعات است، به‌طور خاص بر طبقه‌بندی و محافظت از اطلاعات تمرکز دارد. سازمان‌هایی که این استاندارد را پیاده‌سازی می‌کنند، باید برای اطلاعات خود یک سیستم طبقه‌بندی امنیتی ایجاد کنند که دسترسی و حفاظت از اطلاعات حساس را بهبود می‌بخشد.
- طبقه‌بندی اطلاعات بر اساس سطح حساسیت: اطلاعات باید به دسته‌هایی مانند محرمانه، حساس، داخلی و عمومی طبقه‌بندی شود.
- کنترل دسترسی: بر اساس سطح دسترسی تعریف شده، مشخص می‌شود که چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی دارد.
- مدیریت ریسک اطلاعات: شناسایی ریسک‌های امنیتی مرتبط با هر دسته از اطلاعات و تدوین سیاست‌ها و اقدامات محافظتی متناسب با آن‌ها.
3. ISO 30401 – مدیریت دانش
ISO 30401 به مدیریت دانش سازمانی می‌پردازد و تأکید دارد که دانش به‌عنوان یک دارایی استراتژیک باید مدیریت و طبقه‌بندی شود. این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دانش خود را به‌صورت سیستماتیک سازمان‌دهی کنند و از آن برای بهبود فرآیندها و افزایش نوآوری استفاده کنند.
- دسته‌بندی دانش به دسته‌های صریح و ضمنی: اطلاعات صریح (مانند مستندات و گزارش‌ها) و دانش ضمنی (مانند تجربیات کارکنان) باید طبقه‌بندی و مستند شوند.
- تعیین معیارهای دسترسی و به اشتراک‌گذاری دانش: مشخص می‌شود که چه اطلاعاتی باید با چه افرادی به اشتراک گذاشته شود.
- ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات: اطمینان از این که اطلاعات به‌راحتی قابل دستیابی و بازیابی باشند.
مزایای دسته‌بندی اطلاعات در ایزو
- افزایش کارایی و دسترسی به اطلاعات: دسترسی سریع‌تر به اطلاعات مرتبط با دسته‌بندی مناسب آن‌ها، بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
- ارتقای امنیت اطلاعات: طبقه‌بندی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات حساس را از دسترسی‌های غیرمجاز محافظت کنند.
- بهبود فرآیند تصمیم‌گیری: دسته‌بندی اطلاعات منظم و ساختارمند به تصمیم‌گیران کمک می‌کند تا با اطلاعات دقیق‌تر و مرتبط‌تر تصمیم‌گیری کنند.
- بهبود مدیریت ریسک: با دسته‌بندی، سازمان‌ها می‌توانند ریسک‌های مربوط به هر نوع اطلاعات را شناسایی کرده و به‌طور مؤثر مدیریت کنند.
- بهبود انطباق و پاسخگویی به الزامات استاندارد: دسته‌بندی و مستندسازی مناسب باعث می‌شود که سازمان در فرآیندهای ممیزی و بررسی‌های استاندارد، پاسخگویی بالایی داشته باشد.
فرآیندهای کلیدی در دسته‌بندی اطلاعات بر اساس ایزو
- شناسایی و ارزیابی اطلاعات موجود: در مرحله اول، سازمان باید همه اطلاعات موجود را شناسایی و ارزیابی کند تا مشخص شود که هر دسته اطلاعات به چه سطحی از محافظت نیاز دارد.
- ایجاد دسته‌های استاندارد برای اطلاعات: هر دسته اطلاعات باید بر اساس نیازهای سازمان و استانداردهای مرتبط تعریف شود. به عنوان مثال، در ISO 27001 دسته‌بندی بر اساس حساسیت امنیتی و در ISO 9001 بر اساس ارتباط با کیفیت انجام می‌شود.
- ایجاد سیاست‌های امنیتی و دسترسی: ایجاد دستورالعمل‌ها و سیاست‌هایی برای دسترسی و استفاده از اطلاعات براساس دسته‌بندی انجام شده.
- آموزش کارکنان: برای اینکه دسته‌بندی اطلاعات موثر باشد، کارکنان باید با اصول طبقه‌بندی و نحوه دسترسی و استفاده از اطلاعات آشنا شوند.
- نظارت و ارزیابی مداوم: با گذشت زمان، نیازها و سطح حساسیت اطلاعات ممکن است تغییر کند، بنابراین نظارت و ارزیابی مداوم جهت به‌روزرسانی دسته‌بندی اطلاعات ضروری است.
در مجموع، دسته‌بندی اطلاعات و سیستم‌سازی مطابق با استانداردهای ایزو به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مدیریت اطلاعات و دانش خود را به سطحی حرفه‌ای و استاندارد برسانند و از این طریق به بهره‌وری بالاتر، امنیت بهتر، و بهبود مستمر دست یابند.
