ارزیابی تأمینکنندگان یکی از مهمترین بخشهای فرایند خرید و مدیریت زنجیره تأمین است. کیفیت مواد اولیه، قطعات، تجهیزات و خدمات خریداریشده میتواند مستقیماً بر کیفیت محصول نهایی، رضایت مشتری، هزینههای سازمان و استمرار فعالیتها اثر بگذارد. به همین دلیل، انتخاب تأمینکننده نباید صرفاً براساس کمترین قیمت انجام شود.
یک سیستم مؤثر ارزیابی تأمینکنندگان به سازمان کمک میکند تأمینکنندگان مناسب را شناسایی کند، عملکرد آنها را بهصورت مستمر بسنجد و درباره ادامه همکاری، توسعه تأمینکننده، تعلیق یا حذف آن تصمیم بگیرد. در این مقاله، مراحل ارزیابی اولیه و دورهای، معیارهای امتیازدهی، نحوه رتبهبندی و نمونه فرم ارزیابی تأمینکنندگان بررسی میشود.
ارزیابی تأمینکنندگان چیست؟
ارزیابی تأمینکنندگان فرایندی نظاممند برای بررسی توانایی یک فروشنده، پیمانکار یا ارائهدهنده خدمت در تأمین مستمر الزامات سازمان است. این ارزیابی میتواند پیش از شروع همکاری، هنگام انتخاب تأمینکننده یا در طول همکاری با او انجام شود.
در این فرایند، عملکرد تأمینکننده براساس معیارهایی مانند کیفیت، قیمت، تحویل بهموقع، توان فنی، پاسخگویی، رعایت الزامات قانونی و نحوه رسیدگی به عدم انطباقها بررسی میشود.
نتیجه ارزیابی معمولاً برای تصمیمگیری درباره درباره موارد زیر استفاده میشود:
- تأیید یا رد تأمینکننده جدید؛
- اضافهکردن تأمینکننده به فهرست تأمینکنندگان مجاز؛
- تعیین سطح و رتبه تأمینکننده؛
- ادامه یا توقف همکاری؛
- افزایش یا کاهش حجم سفارش؛
- درخواست اقدام اصلاحی؛
- برنامهریزی برای ارزیابی مجدد؛
- انتخاب تأمینکننده جایگزین.
منظور از تأمینکننده چیست؟
تأمینکننده تنها فروشنده مواد اولیه نیست. هر شخص یا مجموعهای که کالا، فرایند یا خدمتی را از خارج سازمان ارائه کند، میتواند در دامنه ارزیابی قرار گیرد.
تأمینکنندگان ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- فروشندگان مواد اولیه؛
- تأمینکنندگان قطعات و تجهیزات؛
- شرکتهای حملونقل؛
- پیمانکاران تولید یا بستهبندی؛
- آزمایشگاههای همکار؛
- مراکز کالیبراسیون؛
- شرکتهای تعمیر و نگهداری؛
- ارائهدهندگان خدمات نرمافزاری؛
- مدرسان و مؤسسات آموزشی؛
- شرکتهای طراحی و مهندسی؛
- پیمانکاران خدمات نظافت، ایمنی یا نگهبانی؛
- تأمینکنندگان خدمات مشاورهای و تخصصی.
شدت و روش ارزیابی این تأمینکنندگان نباید یکسان باشد. تأمینکنندهای که مستقیماً بر کیفیت محصول اثر میگذارد، به کنترل دقیقتری نسبت به فروشنده اقلام عمومی اداری نیاز دارد.
چرا ارزیابی تأمینکنندگان اهمیت دارد؟
عملکرد ضعیف یک تأمینکننده میتواند موجب تأخیر در تولید، افزایش ضایعات، دوبارهکاری، شکایت مشتری، افزایش هزینهها یا توقف عملیات شود. ارزیابی اصولی تأمینکنندگان احتمال بروز این مشکلات را کاهش میدهد.
مهمترین مزایای ارزیابی تأمینکنندگان عبارتاند از:
- کاهش ریسک خرید کالا یا خدمات نامنطبق؛
- افزایش ثبات کیفیت مواد اولیه و خدمات؛
- شناسایی تأمینکنندگان مطمئن؛
- کاهش تأخیر در تحویل؛
- کاهش هزینههای ناشی از دوبارهکاری و برگشت خرید؛
- ایجاد مبنای قابل دفاع برای تصمیمات خرید؛
- جلوگیری از انتخاب سلیقهای فروشندگان؛
- افزایش قدرت مذاکره سازمان؛
- بهبود روابط بلندمدت با تأمینکنندگان مناسب؛
- شناسایی نیازهای توسعه و بهبود تأمینکننده؛
- ایجاد تأمینکنندگان جایگزین برای خریدهای حساس.
هدف ارزیابی صرفاً حذف تأمینکننده ضعیف نیست. در بسیاری از موارد میتوان با اعلام دقیق ضعفها، تعیین مهلت و پیگیری اقدامات اصلاحی، عملکرد تأمینکننده را بهبود داد.
الزامات ارزیابی تأمینکنندگان در ISO 9001
موضوع تأمینکنندگان در بند 8.4 استاندارد ISO 9001 و در قالب کنترل فرایندها، محصولات و خدماتی که از بیرون سازمان تأمین میشوند مطرح شده است.
سازمان باید اطمینان پیدا کند که اقلام و خدمات تأمینشده از بیرون، الزامات تعیینشده را برآورده میکنند. همچنین باید معیارهایی برای موارد زیر تعیین و اجرا شود:
- ارزیابی تأمینکنندگان؛
- انتخاب تأمینکنندگان؛
- پایش عملکرد تأمینکنندگان؛
- ارزیابی مجدد تأمینکنندگان.
استاندارد ISO 9001 فرم یا روش امتیازدهی ثابتی را تعیین نمیکند. هر سازمان باید متناسب با نوع فعالیت، اهمیت خرید، اثر آن بر کیفیت و ریسکهای موجود، روش مناسب خود را طراحی کند.
همچنین نگهداری اطلاعات مستند درباره نتایج ارزیابی و اقدامات ناشی از آن اهمیت دارد. این شواهد میتواند شامل فرم ارزیابی، گزارش بازرسی، سوابق عدم انطباق، فهرست تأمینکنندگان مجاز و مکاتبات اقدامات اصلاحی باشد.
تهیه یک روش اجرایی مدون با عنوان «روش اجرایی ارزیابی تأمینکنندگان» در ISO 9001 الزام صریح نیست؛ اما برای بسیاری از سازمانها، تدوین چنین روشی باعث یکسانشدن ارزیابیها، مشخصشدن مسئولیتها و حفظ شواهد قابلردیابی میشود.
تفاوت انتخاب، ارزیابی و پایش تأمینکنندگان
این سه فعالیت به یکدیگر مرتبطاند، اما مفهوم یکسانی ندارند.
| فعالیت | هدف |
|---|---|
| شناسایی تأمینکننده | پیدا کردن گزینههای بالقوه برای تأمین کالا یا خدمت |
| ارزیابی اولیه | بررسی صلاحیت تأمینکننده پیش از شروع همکاری |
| انتخاب تأمینکننده | تصمیمگیری برای خرید از میان گزینههای ارزیابیشده |
| پایش عملکرد | بررسی عملکرد واقعی تأمینکننده در طول همکاری |
| ارزیابی مجدد | تصمیمگیری درباره ادامه، اصلاح، تعلیق یا توقف همکاری |
ممکن است یک تأمینکننده در ارزیابی اولیه امتیاز مناسبی دریافت کند، اما عملکرد واقعی او پس از چند سفارش ضعیف باشد. به همین دلیل، ارزیابی اولیه بهتنهایی کافی نیست و باید عملکرد تأمینکننده در طول زمان نیز پایش شود.
انواع ارزیابی تأمینکنندگان
ارزیابی اولیه
ارزیابی اولیه پیش از شروع همکاری یا پیش از اضافهشدن تأمینکننده به فهرست تأمینکنندگان مجاز انجام میشود.
در این مرحله معمولاً موارد زیر بررسی میشوند:
- سوابق و تجربه تأمینکننده؛
- مجوزهای قانونی و تخصصی؛
- توانایی فنی؛
- ظرفیت تولید یا ارائه خدمت؛
- امکانات و تجهیزات؛
- نمونه کالا یا خدمت؛
- مشتریان قبلی؛
- وضعیت مالی و تجاری؛
- گواهینامههای مرتبط؛
- توانایی تحویل در زمان مقرر؛
- امکان ارائه خدمات پس از فروش؛
- توانایی پاسخگویی به الزامات فنی سازمان.
ارزیابی اولیه میتواند از طریق پرسشنامه، بررسی مدارک، دریافت نمونه، خرید آزمایشی، بازدید حضوری یا ممیزی تأمینکننده انجام شود.
ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد براساس نتایج واقعی سفارشها انجام میشود. در این ارزیابی، تأمینکننده براساس کیفیت کالا یا خدمت تحویلی، زمان تحویل، قیمت، پاسخگویی و نحوه رسیدگی به مشکلات امتیاز میگیرد.
ارزیابی دورهای
ارزیابی دورهای در بازههای زمانی تعیینشده، برای مثال هر شش ماه یا سالی یکبار، انجام میشود. در این ارزیابی نتایج چند سفارش با یکدیگر ترکیب و عملکرد کلی تأمینکننده مشخص میشود.
ارزیابی موردی
در صورت وقوع یک مشکل مهم، میتوان تأمینکننده را خارج از برنامه عادی ارزیابی کرد. موارد زیر میتوانند موجب ارزیابی موردی شوند:
- تکرار عدم انطباق؛
- تأخیر شدید در تحویل؛
- شکایت مشتری مرتبط با مواد یا خدمات تأمینشده؛
- تغییر محل تولید تأمینکننده؛
- تغییر مواد، فرایند یا فناوری تولید؛
- تغییر مالکیت یا ساختار تأمینکننده؛
- بروز مشکل قانونی یا اعتباری؛
- افزایش ناگهانی قیمت بدون توجیه؛
- توقف یا اختلال در تأمین.
طبقهبندی تأمینکنندگان براساس ریسک
تمام تأمینکنندگان نباید با یک روش و شدت ارزیابی شوند. بهتر است ابتدا تأمینکنندگان براساس میزان اثرگذاری آنها طبقهبندی شوند.
تأمینکنندگان با ریسک زیاد
این گروه کالا یا خدماتی ارائه میکنند که مستقیماً بر کیفیت، ایمنی، انطباق قانونی یا استمرار تولید اثر دارد. برای این تأمینکنندگان ممکن است ارزیابی مدارک، ممیزی، خرید آزمایشی و پایش مستمر ضروری باشد.
تأمینکنندگان با ریسک متوسط
عملکرد این گروه بر کیفیت یا زمان انجام فعالیتها اثر دارد، اما امکان کنترل محصول یا خدمت دریافتی و جایگزینی تأمینکننده وجود دارد.
تأمینکنندگان با ریسک کم
این گروه معمولاً اقلام عمومی یا خدماتی را تأمین میکنند که اثر محدودی بر کیفیت محصول نهایی دارند. ارزیابی این تأمینکنندگان میتواند سادهتر باشد.
طبقهبندی ریسک میتواند براساس عوامل زیر انجام شود:
- اثر کالا یا خدمت بر کیفیت محصول نهایی؛
- امکان بازرسی کامل هنگام دریافت؛
- میزان وابستگی سازمان به تأمینکننده؛
- امکان دسترسی به تأمینکننده جایگزین؛
- ارزش مالی خرید؛
- پیچیدگی فنی کالا یا خدمت؛
- الزامات قانونی و قراردادی؛
- احتمال و پیامد خرابی یا عدم انطباق.
مراحل ارزیابی تأمینکنندگان
تعیین نیاز و الزامات خرید
پیش از ارزیابی تأمینکننده باید مشخص شود سازمان دقیقاً چه کالا یا خدمتی میخواهد. مشخصات فنی، مقدار، زمان تحویل، شرایط بازرسی، الزامات قانونی، نحوه بستهبندی و مدارک موردنیاز باید مشخص باشند.
اگر الزامات خرید مبهم باشند، ارزیابی تأمینکننده نیز قابلاعتماد نخواهد بود.
شناسایی تأمینکنندگان بالقوه
تأمینکنندگان میتوانند از طریق سوابق خرید، نمایشگاهها، اتاقهای بازرگانی، انجمنهای تخصصی، معرفی مشتریان، جستوجوی بازار و استعلام از منابع معتبر شناسایی شوند.
جمعآوری اطلاعات
در این مرحله اطلاعات موردنیاز با استفاده از پرسشنامه ارزیابی اولیه، رزومه، کاتالوگ، مجوزها، گواهینامهها، فهرست مشتریان و سوابق کاری دریافت میشود.
ارزیابی اولیه
اطلاعات تأمینکننده براساس معیارهای تعیینشده بررسی میشود. در خریدهای حساس ممکن است نمونه محصول، خرید آزمایشی، بازدید یا ممیزی تأمینکننده نیز لازم باشد.
تأیید و ثبت تأمینکننده
در صورت کسب حداقل امتیاز تعیینشده، تأمینکننده در فهرست تأمینکنندگان مجاز ثبت میشود. تأیید ممکن است قطعی، مشروط یا محدود به یک کالا و خدمت مشخص باشد.
ثبت عملکرد هر خرید
نتایج هر سفارش باید ثبت شود. واحدهای خرید، انبار، کنترل کیفیت، تولید، مالی و واحد درخواستکننده ممکن است در ثبت این اطلاعات مشارکت داشته باشند.
ارزیابی دورهای و رتبهبندی
در بازههای زمانی تعیینشده، نتایج سفارشها بررسی و امتیاز نهایی تأمینکننده محاسبه میشود.
تصمیمگیری و اقدام
براساس نتیجه ارزیابی ممکن است یکی از تصمیمهای زیر گرفته شود:
- ادامه همکاری؛
- افزایش سفارش؛
- ادامه همکاری بهصورت مشروط؛
- درخواست اقدام اصلاحی؛
- کاهش حجم سفارش؛
- انجام ممیزی؛
- تعلیق موقت؛
- حذف از فهرست تأمینکنندگان مجاز.
معیارهای ارزیابی تأمینکنندگان
معیارها باید متناسب با نوع کالا یا خدمت و میزان ریسک انتخاب شوند. استفاده از معیارهای زیاد و غیرضروری، فرم ارزیابی را پیچیده و غیرکاربردی میکند.
کیفیت کالا یا خدمت
کیفیت معمولاً مهمترین معیار ارزیابی است و میتواند براساس موارد زیر سنجیده شود:
- درصد اقلام پذیرفتهشده؛
- تعداد عدم انطباقها؛
- میزان مرجوعی؛
- نتایج آزمون و بازرسی؛
- میزان ضایعات ناشی از مواد خریداریشده؛
- انطباق با مشخصات فنی؛
- تکرار مشکلات کیفی.
تحویل بهموقع
شاخص تحویل بهموقع نشان میدهد چه درصدی از سفارشها در تاریخ توافقشده تحویل شدهاند.
فرمول پیشنهادی:
درصد تحویل بهموقع = تعداد سفارشهای تحویلشده در موعد مقرر ÷ کل سفارشهای تحویلشده × ۱۰۰
تأخیرهای ناشی از تغییر درخواست سازمان باید از تأخیرهای منتسب به تأمینکننده تفکیک شوند.
قیمت و شرایط تجاری
در این معیار میتوان موارد زیر را بررسی کرد:
- تناسب قیمت با بازار؛
- ثبات قیمت؛
- شفافیت پیشفاکتور؛
- شرایط پرداخت؛
- تخفیفها؛
- هزینه حمل؛
- هزینههای جانبی؛
- میزان همکاری در مذاکرات تجاری.
کمترین قیمت همیشه به معنای بهترین تأمینکننده نیست. قیمت باید همراه با کیفیت، هزینه عدم انطباق، زمان تحویل و ریسک تأمین بررسی شود.
توان فنی و اجرایی
توان فنی تأمینکننده میتواند شامل موارد زیر باشد:
- تخصص کارکنان؛
- ظرفیت تولید یا خدمت؛
- تجهیزات مناسب؛
- کنترل کیفیت؛
- توان طراحی و توسعه؛
- توانایی ارائه مشاوره فنی؛
- امکان ردیابی محصول؛
- قابلیت پاسخگویی به تغییرات سفارش.
پاسخگویی و همکاری
سرعت پاسخگویی به استعلام، اعلام وضعیت سفارش، رسیدگی به مشکلات و همکاری هنگام تغییر شرایط از معیارهای مهم ارزیابی هستند.
رسیدگی به عدم انطباق
تأمینکننده مناسب باید بتواند علت مشکل را بررسی، اقدام اصلاحی ارائه و از تکرار آن جلوگیری کند. صرفاً تعویض کالای معیوب بدون بررسی علت، همیشه اقدام اصلاحی مؤثر محسوب نمیشود.
مجوزها و الزامات قانونی
بسته به نوع فعالیت، ممکن است بررسی مجوزهای قانونی، پروانه بهرهبرداری، مجوز بهداشت، مجوز واردات، صلاحیت پیمانکاری یا سایر مدارک ضروری باشد.
گواهینامههای مدیریتی و محصول
داشتن گواهینامههایی مانند ISO 9001 میتواند یکی از شواهد توانمندی تأمینکننده باشد؛ اما بهتنهایی نباید باعث تأیید او شود. اعتبار گواهینامه، دامنه آن و عملکرد واقعی تأمینکننده نیز باید بررسی شود.
خدمات پس از فروش
برای خرید تجهیزات و کالاهای سرمایهای، موارد زیر اهمیت بیشتری دارند:
- مدت ضمانت؛
- دسترسی به قطعات یدکی؛
- سرعت تعمیر؛
- آموزش کاربران؛
- پشتیبانی فنی؛
- زمان پاسخگویی به خرابی.
نمونه وزندهی معیارهای ارزیابی
نمونه زیر برای تأمینکنندگان کالا ارائه شده است. هر سازمان باید وزن معیارها را متناسب با شرایط خود تعیین کند.
| معیار ارزیابی | وزن پیشنهادی |
|---|---|
| کیفیت کالا | ۳۰ |
| تحویل بهموقع | ۲۰ |
| قیمت و شرایط پرداخت | ۱۵ |
| توان فنی و ظرفیت تأمین | ۱۰ |
| پاسخگویی و همکاری | ۱۰ |
| رسیدگی به عدم انطباقها | ۱۰ |
| مجوزها و مدارک معتبر | ۵ |
| مجموع | ۱۰۰ |
برای یک آزمایشگاه کالیبراسیون، صلاحیت فنی و قابلیت ردیابی نتایج اهمیت بیشتری از قیمت دارد. برای شرکت حملونقل، تحویل بهموقع، سلامت محموله و رعایت شرایط حمل معیارهای اصلی هستند. بنابراین استفاده از یک فرم یکسان برای تمام تأمینکنندگان توصیه نمیشود.
روش امتیازدهی تأمینکنندگان
یکی از روشهای ساده، استفاده از مقیاس امتیازدهی یک تا پنج است:
| امتیاز | وضعیت عملکرد |
|---|---|
| ۵ | بسیار مطلوب |
| ۴ | مطلوب |
| ۳ | قابلقبول |
| ۲ | ضعیف |
| ۱ | بسیار ضعیف |
امتیاز وزنی هر معیار از فرمول زیر محاسبه میشود:
امتیاز وزنی معیار = امتیاز کسبشده ÷ حداکثر امتیاز × وزن معیار
اگر وزن کیفیت ۳۰ باشد و تأمینکننده در کیفیت امتیاز ۴ از ۵ دریافت کند، امتیاز وزنی کیفیت برابر است با:
۴ ÷ ۵ × ۳۰ = ۲۴
در پایان، امتیازهای وزنی تمام معیارها با یکدیگر جمع میشوند و امتیاز نهایی تأمینکننده از ۱۰۰ به دست میآید.
نمونه محاسبه امتیاز یک تأمینکننده
| معیار | وزن | امتیاز از ۵ | امتیاز وزنی |
|---|---|---|---|
| کیفیت | ۳۰ | ۴ | ۲۴ |
| تحویل بهموقع | ۲۰ | ۳ | ۱۲ |
| قیمت | ۱۵ | ۴ | ۱۲ |
| توان فنی | ۱۰ | ۵ | ۱۰ |
| پاسخگویی | ۱۰ | ۴ | ۸ |
| رسیدگی به عدم انطباق | ۱۰ | ۳ | ۶ |
| مدارک و مجوزها | ۵ | ۵ | ۵ |
| مجموع | ۱۰۰ | — | ۷۷ |
در این مثال، تأمینکننده امتیاز ۷۷ از ۱۰۰ کسب کرده است. تصمیم نهایی باید براساس حدود پذیرش تعیینشده در روش اجرایی سازمان گرفته شود.
رتبهبندی تأمینکنندگان
یک الگوی پیشنهادی برای رتبهبندی به شکل زیر است:
| امتیاز نهایی | رتبه | تصمیم پیشنهادی |
|---|---|---|
| ۸۵ تا ۱۰۰ | A | تأمینکننده ممتاز و قابلاعتماد |
| ۷۰ تا ۸۴ | B | تأمینکننده مورد تأیید |
| ۵۰ تا ۶۹ | C | ادامه همکاری بهصورت مشروط |
| کمتر از ۵۰ | D | تعلیق، حذف یا ارزیابی ویژه |
این حدود نمونه هستند و باید براساس ریسک و سیاست سازمان تعیین شوند. ممکن است سازمان برای تأمینکنندگان بحرانی حد پذیرش بالاتری در نظر بگیرد.
همچنین تأمینکننده نباید بتواند ضعف شدید در یک معیار حیاتی را با امتیاز سایر معیارها جبران کند. برای مثال، اگر کیفیت مواد اولیه کمتر از حد تعیینشده باشد، مناسببودن قیمت نباید باعث تأیید تأمینکننده شود.
فهرست تأمینکنندگان مجاز چیست؟
فهرست تأمینکنندگان مجاز یا تأییدشده، فهرستی از فروشندگان و پیمانکارانی است که صلاحیت آنها برای تأمین یک کالا یا خدمت مشخص بررسی شده است.
این فهرست بهتر است شامل اطلاعات زیر باشد:
- نام تأمینکننده؛
- شناسه یا کد تأمینکننده؛
- کالا یا خدمت مورد تأیید؛
- اطلاعات تماس؛
- تاریخ ارزیابی اولیه؛
- آخرین امتیاز ارزیابی؛
- رتبه تأمینکننده؛
- وضعیت تأیید؛
- تاریخ ارزیابی مجدد؛
- محدودیتهای همکاری؛
- توضیحات و اقدامات موردنیاز.
تأیید یک تأمینکننده باید برای دامنه مشخصی انجام شود. ممکن است یک شرکت برای تأمین یک محصول مناسب باشد، اما برای محصول دیگری هنوز ارزیابی نشده باشد.
ارزیابی تأمینکنندگان خدماتی و پیمانکاران
معیارهای ارزیابی تأمینکنندگان خدماتی با فروشندگان کالا تفاوت دارد. برای ارزیابی پیمانکاران و ارائهدهندگان خدمات میتوان معیارهای زیر را در نظر گرفت:
- تخصص و تجربه نیروها؛
- رعایت زمانبندی؛
- کیفیت اجرای خدمت؛
- رعایت الزامات ایمنی؛
- حفظ محرمانگی؛
- رعایت مقررات محل کار؛
- صلاحیت حرفهای کارکنان؛
- کفایت تجهیزات؛
- کیفیت گزارشها؛
- پاسخگویی به مشکلات؛
- میزان دوبارهکاری؛
- رضایت واحد دریافتکننده خدمت.
برای خدماتی مانند کالیبراسیون، آزمون آزمایشگاهی یا بازرسی، دامنه صلاحیت فنی ارائهدهنده باید با نیاز سازمان تطبیق داده شود.
ارزیابی تأمینکنندگان انحصاری
گاهی تنها یک تأمینکننده برای یک کالا یا خدمت وجود دارد یا سازمان براساس الزام مشتری، قرارداد، نمایندگی انحصاری یا محدودیت فنی مجبور به خرید از منبع مشخصی است.
انحصاریبودن تأمینکننده به معنای حذف کنترل نیست. در این شرایط میتوان اقدامات زیر را انجام داد:
- ثبت دلیل خرید انحصاری؛
- بررسی دقیق مشخصات هنگام دریافت؛
- پایش عملکرد تأمینکننده؛
- تعیین موجودی اطمینان؛
- پیشبینی برنامه جایگزین؛
- مذاکره برای بهبود شرایط؛
- بررسی امکان توسعه منبع جدید؛
- ثبت و پیگیری عدم انطباقها.
اگر تأمینکننده انحصاری عملکرد نامناسبی داشته باشد، سازمان باید ریسک ناشی از وابستگی به او را شناسایی و کنترل کند.
تأمینکننده جدید یا فاقد سابقه چگونه ارزیابی میشود؟
نبود سابقه خرید نباید مانع ارزیابی تأمینکننده جدید شود. سازمان میتواند از ترکیبی از روشهای زیر استفاده کند:
- بررسی مجوزها و مدارک؛
- دریافت نمونه؛
- انجام خرید آزمایشی؛
- بررسی سوابق مشتریان قبلی؛
- بازدید از محل؛
- انجام ممیزی؛
- بررسی توان فنی و ظرفیت تولید؛
- تأیید مشروط برای تعداد محدودی سفارش.
پس از تکمیل سفارشهای اولیه، تأمینکننده باید براساس عملکرد واقعی مجدداً ارزیابی شود.
دوره زمانی ارزیابی مجدد تأمینکنندگان
ISO 9001 دوره زمانی ثابتی برای ارزیابی مجدد تعیین نکرده است. سازمان باید تناوب ارزیابی را براساس اهمیت و ریسک تأمینکننده مشخص کند.
یک برنامه نمونه میتواند به شکل زیر باشد:
| سطح ریسک تأمینکننده | تناوب پیشنهادی |
|---|---|
| زیاد | پس از هر سفارش یا هر سه ماه |
| متوسط | هر شش ماه |
| کم | سالانه |
علاوه بر ارزیابی برنامهریزیشده، بروز عدم انطباق مهم، تأخیر تکرارشونده یا تغییر اساسی در تأمینکننده میتواند باعث ارزیابی خارج از برنامه شود.
اقدامات لازم در برابر عملکرد ضعیف تأمینکننده
اگر امتیاز تأمینکننده کمتر از حد پذیرش باشد، اقدام سازمان باید متناسب با شدت مشکل و ریسک خرید انتخاب شود.
اقدامات ممکن عبارتاند از:
- اعلام رسمی نتیجه ارزیابی؛
- درخواست تحلیل علت؛
- درخواست برنامه اقدام اصلاحی؛
- تعیین مهلت برای بهبود؛
- افزایش بازرسی اقلام ورودی؛
- کاهش حجم سفارش؛
- انجام خرید آزمایشی جدید؛
- ممیزی تأمینکننده؛
- تعلیق موقت؛
- استفاده از تأمینکننده جایگزین؛
- حذف از فهرست تأمینکنندگان مجاز.
نتیجه اقدامات باید پیگیری شود. اگر تأمینکننده اقدام اصلاحی ارائه کند اما اثربخشی آن بررسی نشود، فرایند ارزیابی کامل نشده است.
شاخصهای پایش عملکرد تأمینکنندگان
برای بررسی اثربخشی فرایند تأمین میتوان از شاخصهای زیر استفاده کرد:
- درصد تحویل بهموقع؛
- درصد پذیرش اقلام در بازرسی ورودی؛
- نرخ مرجوعی خرید؛
- تعداد عدم انطباقهای تأمینکننده؛
- متوسط زمان رسیدگی به شکایت؛
- درصد اقدامات اصلاحی اثربخش؛
- تعداد توقفهای تولید ناشی از تأمین؛
- درصد خرید از تأمینکنندگان مجاز؛
- درصد تأمینکنندگان ارزیابیشده در موعد مقرر؛
- متوسط امتیاز تأمینکنندگان؛
- تعداد تأمینکنندگان جایگزین برای اقلام بحرانی.
شاخصها باید به تصمیم و اقدام منجر شوند. ثبت اعداد بدون تحلیل روند و تعیین اقدام، ارزش مدیریتی محدودی دارد.
مسئولیت ارزیابی تأمینکنندگان با چه واحدی است؟
ارزیابی تأمینکنندگان معمولاً فعالیت مشترک چند واحد است و نباید فقط بر عهده واحد خرید باشد.
| واحد | مسئولیت پیشنهادی |
|---|---|
| خرید و تدارکات | جمعآوری اطلاعات تجاری، قیمت، تحویل و پاسخگویی |
| کنترل کیفیت | ارزیابی کیفیت کالا، نتایج بازرسی و عدم انطباقها |
| واحد درخواستکننده | ارزیابی کیفیت و اثربخشی خدمت |
| انبار | ثبت زمان تحویل، مقدار، بستهبندی و وضعیت اقلام |
| واحد فنی | بررسی توان فنی و انطباق مشخصات |
| مالی | بررسی شرایط پرداخت و انطباق اسناد |
| تضمین کیفیت | پایش اجرای روش، سوابق و اقدامات اصلاحی |
| مدیریت | تصویب تأمینکنندگان حساس یا تصمیم درباره تعلیق |
مسئولیت نهایی و حدود اختیار هر واحد باید در روش اجرایی یا سایر مستندات سازمان مشخص شود.
نمونه اطلاعات موردنیاز در فرم ارزیابی تأمینکنندگان
یک فرم کاربردی ارزیابی میتواند شامل بخشهای زیر باشد:
اطلاعات عمومی
- نام تأمینکننده؛
- نوع کالا یا خدمت؛
- اطلاعات تماس؛
- نام شخص رابط؛
- تاریخ شروع همکاری؛
- دوره مورد ارزیابی؛
- تعداد سفارشها؛
- واحدهای ارزیابیکننده.
معیارهای ارزیابی
- کیفیت؛
- تحویل بهموقع؛
- قیمت؛
- مقدار تحویلی؛
- بستهبندی؛
- پاسخگویی؛
- توان فنی؛
- رسیدگی به عدم انطباق؛
- خدمات پس از فروش؛
- مدارک و مجوزها.
نتیجه ارزیابی
- امتیاز هر معیار؛
- امتیاز نهایی؛
- رتبه تأمینکننده؛
- نقاط قوت؛
- نقاط قابلبهبود؛
- اقدامات موردنیاز؛
- مسئول پیگیری؛
- مهلت اقدام؛
- وضعیت نهایی تأیید؛
- تاریخ ارزیابی بعدی.
سوابق موردنیاز برای ارزیابی تأمینکنندگان
برای اثبات اجرای مؤثر فرایند، نگهداری سوابق زیر مفید است:
- پرسشنامه ارزیابی اولیه؛
- نتایج بازدید یا ممیزی تأمینکننده؛
- مجوزها و مدارک دریافتی؛
- نتایج ارزیابی نمونه محصول؛
- سوابق خرید آزمایشی؛
- گزارش بازرسی ورودی؛
- سوابق تحویل و تأخیر؛
- گزارش عدم انطباق؛
- مکاتبات اقدام اصلاحی؛
- فرم ارزیابی دورهای؛
- فهرست تأمینکنندگان مجاز؛
- سوابق تعلیق یا حذف تأمینکننده؛
- شواهد بررسی اثربخشی اقدامات.
مدت نگهداری سوابق باید براساس الزامات قانونی، قراردادی، نوع محصول و رویه کنترل اطلاعات مستند سازمان تعیین شود.
اشتباهات رایج در ارزیابی تأمینکنندگان
ارزیابی تمام تأمینکنندگان با یک فرم
استفاده از معیارهای یکسان برای فروشنده مواد اولیه، آزمایشگاه کالیبراسیون و شرکت حملونقل نتیجه قابلاعتمادی ایجاد نمیکند.
توجه بیش از حد به قیمت
انتخاب کمترین قیمت بدون درنظرگرفتن کیفیت، تحویل و ریسک میتواند هزینههای پنهان زیادی ایجاد کند.
امتیازدهی سلیقهای
اگر برای هر امتیاز تعریف مشخصی وجود نداشته باشد، نتیجه ارزیابی به نظر شخصی ارزیاب وابسته میشود.
بهتر است برای معیارها حدود قابلاندازهگیری تعیین شود؛ برای مثال:
- بیش از ۹۵ درصد تحویل بهموقع: امتیاز ۵؛
- بین ۹۰ تا ۹۵ درصد: امتیاز ۴؛
- بین ۸۰ تا ۸۹ درصد: امتیاز ۳؛
- بین ۷۰ تا ۷۹ درصد: امتیاز ۲؛
- کمتر از ۷۰ درصد: امتیاز ۱.
ارزیابی بدون استفاده از داده واقعی
امتیازها باید براساس سوابق سفارش، گزارش کنترل کیفیت، تأخیرها و عدم انطباقها تعیین شوند، نه برداشت عمومی کارکنان.
یکسانبودن وزن معیارها
در خرید مواد اولیه حساس، کیفیت باید وزن بیشتری داشته باشد. در خدمات حملونقل، زمان تحویل و سلامت محموله مهمتر است.
ارزیابی بدون اقدام
اگر تأمینکننده امتیاز ضعیف بگیرد اما هیچ اقدامی انجام نشود، ارزیابی تأثیری بر کیفیت خرید نخواهد داشت.
بهروزنکردن فهرست تأمینکنندگان مجاز
فهرست تأمینکنندگان باید پس از ارزیابی، تعلیق، تغییر دامنه تأیید یا حذف تأمینکننده بهروز شود.
تأیید تأمینکننده فقط براساس گواهینامه
داشتن گواهینامه ISO بهتنهایی برای اثبات توانایی تأمینکننده کافی نیست. عملکرد واقعی، دامنه گواهینامه و اعتبار آن نیز باید بررسی شود.
ارتباط ارزیابی تأمینکنندگان با فرایند خرید
ارزیابی تأمینکنندگان بخشی از فرایند بزرگتر خرید و تدارکات است. فرایند خرید از شناسایی نیاز و درخواست خرید آغاز میشود و با انتخاب تأمینکننده، استعلام، صدور سفارش، پیگیری، تحویل، کنترل کالا یا خدمت و ثبت عملکرد ادامه پیدا میکند.
روش اجرایی خرید و تدارکات باید نحوه انجام کل فرایند خرید را مشخص کند؛ اما روش ارزیابی تأمینکنندگان بر صلاحیت، عملکرد، امتیازدهی و رتبهبندی منابع تأمین تمرکز دارد. ایجاد لینک داخلی میان این دو مقاله به درک بهتر کاربر و تقویت ساختار موضوعی سایت کمک میکند.
چکلیست ممیزی فرایند ارزیابی تأمینکنندگان
برای بررسی این فرایند میتوان پرسشهای زیر را مطرح کرد:
- آیا تأمینکنندگان مؤثر بر کیفیت شناسایی شدهاند؟
- آیا معیارهای ارزیابی اولیه مشخص هستند؟
- آیا معیارهای انتخاب و تأیید تأمینکنندگان تعیین شدهاند؟
- آیا تأمینکنندگان براساس ریسک طبقهبندی شدهاند؟
- آیا عملکرد واقعی تأمینکنندگان پایش میشود؟
- آیا تناوب ارزیابی مجدد مشخص است؟
- آیا سوابق ارزیابی قابلردیابی هستند؟
- آیا فهرست تأمینکنندگان مجاز بهروز است؟
- آیا دامنه تأیید هر تأمینکننده مشخص شده است؟
- آیا برای تأمینکنندگان ضعیف اقدام مناسب انجام میشود؟
- آیا اثربخشی اقدامات اصلاحی بررسی میشود؟
- آیا خرید از تأمینکنندگان خارج از فهرست کنترل میشود؟
- آیا تأمینکنندگان خدمات و فرایندهای برونسپاریشده نیز ارزیابی میشوند؟
- آیا معیارهای ارزیابی با نوع کالا یا خدمت تناسب دارند؟
- آیا نتایج ارزیابی در تصمیمات خرید استفاده میشوند؟
ارزیابی تأمینکنندگان زمانی اثربخش است که بر دادههای واقعی، معیارهای روشن و تصمیمات قابلپیگیری استوار باشد. سازمان باید ابتدا تأمینکنندگان را براساس میزان ریسک و اثرگذاری طبقهبندی کند، سپس معیارهای مناسب برای ارزیابی اولیه، پایش عملکرد و ارزیابی مجدد را تعیین کند.
کیفیت، تحویل بهموقع، قیمت، توان فنی، پاسخگویی و نحوه رسیدگی به عدم انطباقها از مهمترین معیارهای ارزیابی هستند؛ اما وزن آنها باید متناسب با نوع خرید تعیین شود. نتیجه ارزیابی نیز باید به اقداماتی مانند ادامه همکاری، توسعه تأمینکننده، درخواست اقدام اصلاحی، تعلیق یا حذف منجر شود.
وجود فرم ارزیابی بهتنهایی نشاندهنده کنترل مؤثر تأمینکنندگان نیست. اثربخشی واقعی زمانی ایجاد میشود که اطلاعات عملکرد جمعآوری، تحلیل و در تصمیمات خرید استفاده شوند.
سؤالات متداول
آیا ارزیابی تأمینکنندگان در ISO 9001 الزامی است؟
بله. سازمان باید معیارهایی برای ارزیابی، انتخاب، پایش عملکرد و ارزیابی مجدد تأمینکنندگان تعیین و اجرا کند و اطلاعات مستند مناسب را نگهداری کند.
آیا تهیه روش اجرایی ارزیابی تأمینکنندگان اجباری است؟
ISO 9001 الزام صریحی برای داشتن یک روش اجرایی مستقل با این نام ندارد؛ اما سازمان باید بتواند نحوه اجرای فرایند و شواهد نتایج آن را نشان دهد. تدوین روش اجرایی برای سازمانهایی با تعداد زیاد تأمینکننده یا خریدهای حساس بسیار مفید است.
تأمینکنندگان هر چند وقت یکبار باید ارزیابی شوند؟
دوره ثابتی وجود ندارد. تناوب ارزیابی باید براساس ریسک، اهمیت کالا یا خدمت، تعداد سفارشها و عملکرد قبلی تأمینکننده تعیین شود.
آیا تأمینکننده انحصاری هم باید ارزیابی شود؟
بله. حتی اگر امکان حذف یا جایگزینی فوری تأمینکننده وجود نداشته باشد، عملکرد او باید پایش و ریسک وابستگی به او کنترل شود.
تفاوت ارزیابی اولیه و ارزیابی دورهای چیست؟
ارزیابی اولیه پیش از شروع همکاری و براساس توانمندیها، مدارک و سوابق انجام میشود. ارزیابی دورهای پس از شروع همکاری و براساس عملکرد واقعی تأمینکننده صورت میگیرد.
آیا قیمت میتواند مهمترین معیار ارزیابی باشد؟
این موضوع به نوع خرید بستگی دارد؛ اما در خریدهای مؤثر بر کیفیت، قیمت نباید جایگزین معیارهایی مانند کیفیت، قابلیت تحویل و توان فنی شود.
اگر تأمینکننده امتیاز پایینی بگیرد چه اقدامی باید انجام شود؟
براساس شدت مشکل میتوان اقدام اصلاحی درخواست کرد، کنترلهای دریافتی را افزایش داد، حجم سفارش را کاهش داد، تأمینکننده را مشروط یا تعلیق کرد یا او را از فهرست تأمینکنندگان مجاز حذف نمود.