خرید مواد اولیه، قطعات، تجهیزات و خدمات بر کیفیت محصولات و عملکرد سازمان اثر مستقیم دارد. حتی اگر فرایندهای داخلی بهدرستی کنترل شوند، دریافت کالای نامناسب یا خدمت غیرقابلاعتماد از تأمینکنندگان میتواند باعث تولید محصول نامنطبق، توقف فعالیت، تأخیر در تحویل، افزایش هزینه و نارضایتی مشتری شود.
روش اجرایی خرید و تدارکات مشخص میکند نیازهای سازمان چگونه ثبت و تأیید شوند، تأمینکنندگان با چه معیارهایی انتخاب شوند، مشخصات خرید چگونه به آنها منتقل شود و کالاها و خدمات دریافتشده چگونه مورد کنترل قرار گیرند.
ISO 9001 سازمان را ملزم نکرده است که حتماً سندی با عنوان «روش اجرایی خرید» تدوین کند؛ اما فرایندهای خرید، تأمین و برونسپاری باید بهشکلی مؤثر کنترل شوند. تدوین روش اجرایی متناسب با فعالیت سازمان یکی از راههای مناسب برای ایجاد این کنترل است.
فرایند خرید یکی از فرایندهای پشتیبان سیستم مدیریت کیفیت است و باید در ارتباط با سایر الزامات سازمان طراحی شود. برای شناخت کامل ساختار و کاربرد این سیستم، مقاله ISO 9001 چیست؟ را مطالعه کنید.
این مقاله بر اساس الزامات جاری ISO 9001:2015 تهیه شده است. انتشار نسخه جدید ISO 9001 برای ۱۶ سپتامبر ۲۰۲۶ برنامهریزی شده است؛ بنابراین پس از انتشار رسمی، ارتباط روش اجرایی با بندهای نسخه جدید باید بازنگری شود. برای بررسی وضعیت انتشار و اصلاحات احتمالی الزامات خرید و تأمین، مقاله تغییرات ISO 9001:2026 را مطالعه کنید.
روش اجرایی خرید و تدارکات چیست؟
روش اجرایی خرید و تدارکات مدرکی است که نحوه شناسایی نیاز، ثبت درخواست، انتخاب تأمینکننده، استعلام، سفارش، پیگیری، دریافت، کنترل و تعیین تکلیف کالاها و خدمات خریداریشده را مشخص میکند.
این روش اجرایی باید به سؤالات زیر پاسخ دهد:
- چه کسی میتواند درخواست خرید ثبت کند؟
- درخواست خرید چگونه بررسی و تأیید میشود؟
- موجودی انبار چگونه کنترل میشود؟
- مشخصات کالا یا خدمت را چه کسی تعیین میکند؟
- تأمینکننده چگونه انتخاب میشود؟
- چه خریدهایی به استعلام نیاز دارند؟
- چه کسی سفارش خرید را تأیید میکند؟
- وضعیت سفارش چگونه پیگیری میشود؟
- کالا یا خدمت دریافتشده چگونه کنترل میشود؟
- کالای نامنطبق چگونه تعیین تکلیف میشود؟
- عملکرد تأمینکننده چگونه ارزیابی میشود؟
- چه فرمها و سوابقی نگهداری میشوند؟
روش اجرایی خرید باید با اندازه، ساختار، نوع فعالیت و سطح ریسک سازمان هماهنگ باشد. روش خرید یک کارخانه تولیدی با روش خرید یک شرکت خدماتی، آزمایشگاه یا مرکز آموزشی یکسان نیست.
روش اجرایی خرید باید بخشی از نظام مستندسازی سازمان باشد و با نقشه فرایندها، مسئولیتها، ریسکها و سایر روشهای سازمان هماهنگ طراحی شود. اصول طراحی و کنترل این مدارک در مقاله استانداردسازی و مستندسازی سیستمها براساس ISO 9001 توضیح داده شده است.
تفاوت خرید، تدارکات و تأمین چیست؟
این اصطلاحات گاهی بهجای یکدیگر استفاده میشوند، اما دامنه آنها کاملاً یکسان نیست.
| مفهوم | توضیح |
|---|---|
| خرید | سفارش و دریافت کالا یا خدمت در برابر پرداخت |
| تدارکات | برنامهریزی، خرید، پیگیری، حمل و تحویل نیازهای سازمان |
| تأمین | شناسایی، انتخاب و مدیریت منابع ارائه کالا و خدمت |
| تأمینکننده | شخص یا سازمان ارائهدهنده کالا، خدمت یا فرایند |
| پیمانکار | ارائهدهنده فعالیت یا خدمت قراردادی |
| برونسپاری | واگذاری اجرای یک فرایند یا بخشی از آن به بیرون سازمان |
برای مثال، تهیه لوازم اداری یک خرید عمومی است؛ اما واگذاری کالیبراسیون تجهیزات، حمل محصول، طراحی یا بخشی از تولید میتواند خدمت برونسپاریشده محسوب شود و به کنترل دقیقتری نیاز داشته باشد.
هدف روش اجرایی خرید و تدارکات
هدف این روش اجرایی، تعیین ضوابط شناسایی نیاز، انتخاب و ارزیابی تأمینکنندگان، انجام خرید، کنترل کالاها و خدمات دریافتی و پایش عملکرد منابع تأمین است.
اهداف فرعی روش اجرایی عبارتاند از:
- خرید کالا و خدمت مطابق مشخصات
- انتخاب تأمینکنندگان توانمند
- جلوگیری از ورود اقلام نامنطبق
- کنترل زمان تحویل
- ایجاد شفافیت در گردش خرید
- کاهش خریدهای اضطراری
- کنترل هزینههای خرید
- حفظ قابلیت ردیابی سفارشها
- کاهش وابستگی به منابع پرریسک
- ثبت سوابق قابلاعتماد
- بهبود عملکرد تأمینکنندگان
دامنه کاربرد روش اجرایی خرید
این روش میتواند تمام خریدها و خدمات تأمینشده از بیرون را پوشش دهد، از جمله:
- مواد اولیه
- قطعات محصول
- مواد مصرفی
- ماشینآلات
- تجهیزات اندازهگیری
- قطعات یدکی
- تجهیزات اداری
- خدمات کالیبراسیون
- خدمات آزمایشگاهی
- خدمات تعمیرات
- خدمات حملونقل
- خدمات آموزشی
- خدمات مشاوره
- خدمات فناوری اطلاعات
- خدمات پیمانکاری
- فرایندهای برونسپاریشده
خریدهای عمومی و کمریسک نیز باید کنترل شوند، اما نوع و میزان کنترل آنها میتواند سادهتر از خریدهای بحرانی باشد.
الزامات خرید در ISO 9001
الزامات اصلی کنترل خرید و تأمینکنندگان در بند 8.4 استاندارد ISO 9001:2015 مطرح شدهاند. این بند فقط خرید کالا را پوشش نمیدهد؛ بلکه خدمات و فرایندهای برونسپاریشده را نیز شامل میشود.
کنترل محصولات و خدمات تأمینشده از بیرون
سازمان باید اطمینان یابد فرایندها، محصولات و خدمات دریافتشده از بیرون با الزامات تعیینشده منطبق هستند.
این کنترل در شرایط زیر اهمیت دارد:
- محصول تأمینکننده بخشی از محصول نهایی سازمان است.
- کالا یا خدمت مستقیماً به مشتری سازمان ارائه میشود.
- یک فرایند یا بخشی از آن به تأمینکننده واگذار شده است.
- کیفیت خروجی سازمان به عملکرد تأمینکننده وابسته است.
ارزیابی و انتخاب تأمینکننده
تأمینکننده باید بر اساس توانایی خود در ارائه محصول یا خدمت منطبق انتخاب شود. معیارهای انتخاب و ارزیابی باید متناسب با اهمیت و ریسک خرید باشند.
تعیین نوع و میزان کنترل
همه خریدها به کنترل یکسان نیاز ندارند. سازمان باید نوع و میزان کنترل را بر اساس عوامل زیر تعیین کند:
- اثر خرید بر کیفیت محصول یا خدمت
- امکان کنترل خروجی پس از دریافت
- سابقه عملکرد تأمینکننده
- میزان ریسک
- پیچیدگی کالا یا خدمت
- الزامات قانونی
- الزامات مشتری
- امکان جایگزینی تأمینکننده
- پیامد شکست تأمین
انتقال اطلاعات صحیح به تأمینکننده
اطلاعات خرید باید پیش از ارسال به تأمینکننده از نظر صحت و کفایت بررسی شوند.
این اطلاعات میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- مشخصات کالا یا خدمت
- مقدار
- زمان تحویل
- معیارهای پذیرش
- استانداردها و نقشهها
- روش آزمون
- مدارک همراه
- صلاحیت کارکنان
- تجهیزات موردنیاز
- الزامات مربوط به کنترل فرایند
- امکان بازرسی یا ممیزی در محل تأمینکننده
- شرایط ترخیص کالا یا خدمت
کنترل خرید و تأمینکنندگان تنها یکی از اجزای استقرار سیستم مدیریت کیفیت است و باید همراه با مدیریت فرایندها، ریسکها، اهداف، منابع و ارزیابی عملکرد اجرا شود. مراحل کامل این مسیر را در راهنمای پیادهسازی ISO 9001 مطالعه کنید.
مسئولیتها در فرایند خرید
مسئولیتها باید با ساختار واقعی سازمان تطبیق داده شوند.
| مسئول یا واحد | مسئولیت |
|---|---|
| واحد درخواستکننده | تعیین نیاز و مشخصات فنی |
| انبار | بررسی موجودی و ثبت ورود کالا |
| واحد خرید | استعلام، سفارش، مذاکره و پیگیری |
| واحد فنی | بررسی مشخصات و پیشنهادهای فنی |
| کنترل کیفیت | کنترل کالا و تأیید انطباق |
| تضمین کیفیت | کنترل روش و ارزیابی تأمینکنندگان |
| امور مالی | بررسی بودجه، فاکتور و پرداخت |
| مدیریت | تأیید خرید طبق سطح اختیار |
| حراست یا انتظامات | کنترل ورود و خروج کالا در صورت کاربرد |
| تأمینکننده | ارائه کالا یا خدمت مطابق سفارش |
در سازمانهای کوچک ممکن است چند مسئولیت توسط یک نفر انجام شود، اما سطح اختیار و تأیید خرید باید بهروشنی مشخص باشد.
طبقهبندی خریدها بر اساس ریسک
برای تعیین میزان کنترل، خریدها را میتوان بر اساس اهمیت و اثر آنها طبقهبندی کرد.
| سطح خرید | نمونه | کنترل پیشنهادی |
|---|---|---|
| بحرانی | مواد اولیه اصلی، خدمات آزمون و کالیبراسیون | ارزیابی کامل، کنترل ورودی و پایش مستمر |
| مهم | قطعات یدکی و خدمات نگهداری | ارزیابی تأمینکننده و کنترل هنگام دریافت |
| عمومی | اقلام اداری و مصرفی کمریسک | کنترل قیمت، مقدار و تحویل |
| انحصاری | قطعه اختصاصی سازنده | تحلیل ریسک و کنترل تقویتشده |
| اضطراری | قطعه لازم برای رفع خرابی ناگهانی | تأیید ویژه و ارزیابی پس از خرید |
همه تأمینکنندگان نباید با یک فرم و شدت یکسان ارزیابی شوند. کنترل باید متناسب با تأثیر خرید بر عملکرد سازمان باشد.
مراحل روش اجرایی خرید و تدارکات
مرحله اول: شناسایی نیاز
فرایند خرید با شناسایی نیاز آغاز میشود. این نیاز ممکن است از منابع زیر ایجاد شود:
- برنامه تولید
- نقطه سفارش انبار
- پروژه جدید
- خرابی تجهیز
- توسعه محصول
- درخواست مشتری
- برنامه نگهداری
- نیاز آموزشی
- تغییر قانون
- پایان قرارداد
- نتایج ارزیابی ریسک
درخواست خرید باید واقعی، مستند و با برنامهها و بودجه سازمان هماهنگ باشد.
مرحله دوم: ثبت درخواست خرید
درخواستکننده باید اطلاعات موردنیاز را در فرم یا سامانه درخواست خرید ثبت کند.
اطلاعات پیشنهادی فرم:
- نام و کد کالا یا خدمت
- مقدار
- واحد اندازهگیری
- تاریخ موردنیاز
- مشخصات فنی
- دلیل خرید
- محل مصرف
- سطح اهمیت
- تأمینکننده پیشنهادی
- پیوستهای فنی
- نام درخواستکننده
- تأیید مسئول واحد
عبارتهایی مانند «نوع مرغوب»، «کیفیت خوب» یا «مدل مناسب» معیار خرید قابلدفاعی ایجاد نمیکنند.
مرحله سوم: بررسی موجودی
پیش از خرید، انبار یا واحد مربوط باید موجودی قابلاستفاده را بررسی کند.
این بررسی از موارد زیر جلوگیری میکند:
- خرید تکراری
- افزایش موجودی راکد
- اشغال فضای انبار
- انقضای مواد
- افزایش هزینه نگهداری
- مصرف بودجه غیرضروری
در صورت کافینبودن موجودی، درخواست برای ادامه فرایند ارسال میشود.
مرحله چهارم: بررسی و تأیید درخواست
درخواست خرید باید از نظر موارد زیر بررسی شود:
- ضرورت خرید
- صحت مقدار
- کاملبودن مشخصات
- بودجه
- زمان نیاز
- سطح اختیار
- امکان تأمین داخلی
- ریسک خرید
- نیاز به تأیید فنی
سطوح تأیید خرید میتوانند بر اساس مبلغ، نوع کالا یا اهمیت خرید تعیین شوند.
مرحله پنجم: تعیین مشخصات خرید
مشخصات باید بهاندازهای کامل باشند که تأمینکننده دقیقاً بداند چه کالا یا خدمتی باید ارائه دهد.
اطلاعات خرید میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- عنوان و کد کالا
- مدل
- ابعاد
- جنس
- ترکیب
- ظرفیت
- دامنه عملکرد
- استاندارد فنی
- نقشه
- نمونه مرجع
- معیار پذیرش
- روش آزمون
- شرایط بستهبندی
- شرایط حمل
- تاریخ تولید و انقضا
- گواهی آزمون یا آنالیز
- گواهی کالیبراسیون
- الزامات قانونی
- خدمات پس از فروش
- ضمانت
- الزامات نصب و آموزش
مشخصات باید پیش از ارسال سفارش توسط فرد صلاحیتدار بررسی و تأیید شوند.
مرحله ششم: انتخاب تأمینکننده
خریدهای اثرگذار بر کیفیت بهتر است از تأمینکنندگان ارزیابی و تأییدشده انجام شوند.
روشهای ارزیابی اولیه تأمینکنندگان عبارتاند از:
- بررسی مدارک و مجوزها
- بررسی سابقه فعالیت
- دریافت نمونه
- خرید آزمایشی
- بازدید از محل
- ممیزی تأمینکننده
- بررسی توان فنی
- بررسی ظرفیت تأمین
- دریافت نظر مشتریان قبلی
- بررسی گواهینامههای مرتبط
انتخاب تأمینکننده فقط بر اساس پایینترین قیمت ممکن است کیفیت و زمان تحویل را به خطر بیندازد.
مرحله هفتم: دریافت استعلام و مقایسه پیشنهادها
برای خریدهای مشمول استعلام، پیشنهادهای تأمینکنندگان باید دریافت و مقایسه شوند.
معیارهای مقایسه میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- قیمت نهایی
- انطباق فنی
- هزینه حمل
- زمان تحویل
- شرایط پرداخت
- مدت ضمانت
- خدمات پس از فروش
- اعتبار پیشنهاد
- سابقه عملکرد
- وضعیت تأیید تأمینکننده
در خریدهای تخصصی، پیشنهادها باید پیش از مقایسه مالی از نظر فنی بررسی شوند.
مرحله هشتم: انتخاب نهایی تأمینکننده
پس از بررسی پیشنهادها، تأمینکننده مناسب انتخاب میشود. اگر تأمینکنندهای غیر از پیشنهاددهنده کمترین قیمت انتخاب شود، بهتر است دلایل آن ثبت شود.
دلایل انتخاب میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- انطباق فنی بهتر
- سابقه کیفیت مناسب
- تحویل سریعتر
- ضمانت معتبرتر
- خدمات پس از فروش
- توان تأمین مستمر
- ریسک کمتر
مرحله نهم: صدور سفارش خرید یا قرارداد
سفارش خرید باید حداقل شامل اطلاعات زیر باشد:
- شماره سفارش
- مشخصات تأمینکننده
- شرح کالا یا خدمت
- مقدار
- قیمت
- زمان و محل تحویل
- مشخصات فنی
- مدارک موردنیاز
- شرایط پرداخت
- شرایط حمل
- معیار پذیرش
- شرایط ضمانت
- مسئول تحویلگیرنده
- تأییدهای لازم
برای خدمات پیچیده، فعالیتهای برونسپاریشده یا خریدهای بلندمدت، قرارداد رسمی ممکن است مناسبتر باشد.
مرحله دهم: پیگیری سفارش
واحد خرید باید سفارشهای مهم را تا زمان تحویل پیگیری کند.
پیگیری سفارش میتواند شامل موارد زیر باشد:
- تأیید دریافت سفارش توسط تأمینکننده
- بررسی پیشرفت آمادهسازی
- کنترل موعد تحویل
- هماهنگی حمل
- پیگیری مدارک
- اطلاعرسانی تأخیر
- هماهنگی تغییرات
- ثبت مکاتبات مهم
استفاده از سیستم هشدار سررسید میتواند از فراموششدن سفارشها جلوگیری کند.
مرحله یازدهم: دریافت کالا یا خدمت
هنگام دریافت کالا، موارد زیر بررسی میشوند:
- تطابق با سفارش
- مقدار
- سلامت ظاهری
- وضعیت بستهبندی
- شماره سری ساخت
- تاریخ تولید و انقضا
- مدارک همراه
- آسیب احتمالی هنگام حمل
- شرایط نگهداری
- وضعیت برچسبها
- گواهی آزمون یا کالیبراسیون
دریافت فیزیکی کالا به معنی تأیید نهایی کیفیت آن نیست.
مرحله دوازدهم: کنترل و بازرسی خرید
نوع کنترل باید با سطح ریسک خرید متناسب باشد.
روشهای کنترل عبارتاند از:
- کنترل ظاهری
- کنترل ابعادی
- آزمون مواد
- تطبیق مدارک
- بررسی گواهی آنالیز
- آزمون عملکرد
- کنترل نمونه
- تأیید واحد درخواستکننده
- تأیید گزارش انجام خدمت
- بازرسی در محل تأمینکننده
نتایج کنترل باید در فرم یا سامانه مربوط ثبت شوند.
مرحله سیزدهم: کنترل کالای نامنطبق
اگر کالا یا خدمت با الزامات منطبق نباشد، باید از استفاده ناخواسته آن جلوگیری شود.
اقدامات ممکن عبارتاند از:
- جداسازی و قرنطینه
- الصاق برچسب نامنطبق
- اطلاعرسانی به تأمینکننده
- مرجوعکردن
- درخواست اصلاح
- تعویض کالا
- پذیرش با مجوز
- اسقاط
- ثبت عدم انطباق
- درخواست اقدام اصلاحی
پذیرش با مجوز باید توسط فرد دارای اختیار انجام شود و نباید باعث نقض الزامات قانونی یا مشتری شود.
مرحله چهاردهم: تحویل به انبار یا واحد درخواستکننده
پس از تأیید کالا یا خدمت:
- رسید انبار صادر میشود.
- کالا کدگذاری و جانمایی میشود.
- شرایط نگهداری لازم اعمال میشوند.
- واحد درخواستکننده مطلع میشود.
- مدارک تأییدشده برای پرداخت ارسال میشوند.
مرحله پانزدهم: ارزیابی عملکرد تأمینکننده
اطلاعات واقعی هر سفارش باید در ارزیابی دورهای تأمینکننده استفاده شوند.
معیارهای ارزیابی عبارتاند از:
- کیفیت
- تحویل بهموقع
- انطباق مقدار
- قیمت
- پاسخگویی
- همکاری در حل مشکلات
- تعداد مرجوعیها
- خدمات پس از فروش
- کاملبودن مدارک
- ثبات عملکرد
فلوچارت فرایند خرید و تدارکات
ترتیب عمومی فرایند خرید به شکل زیر است:
شناسایی نیاز
↓
ثبت درخواست خرید
↓
بررسی موجودی و بودجه
↓
تأیید درخواست
↓
تعیین مشخصات خرید
↓
انتخاب تأمینکنندگان واجد شرایط
↓
دریافت استعلام و مقایسه پیشنهادها
↓
انتخاب تأمینکننده
↓
صدور سفارش یا قرارداد
↓
پیگیری سفارش
↓
دریافت کالا یا خدمت
↓
کنترل و بازرسی
↓
آیا خرید منطبق است؟
├── بله ← پذیرش، ثبت رسید و ارسال برای پرداخت
└── خیر ← قرنطینه، ثبت عدم انطباق و تعیین تکلیف
↓
ثبت عملکرد تأمینکنندهاین فلوچارت باید با سطوح اختیار، نرمافزار و گردش واقعی خرید در سازمان تطبیق داده شود.
نمونه روش اجرایی خرید و تدارکات
هدف
تعیین نحوه درخواست، تأیید، تأمین، دریافت و کنترل کالاها و خدمات موردنیاز و پایش عملکرد تأمینکنندگان، بهمنظور اطمینان از انطباق خریدها با الزامات تعیینشده.
دامنه کاربرد
این روش برای خرید مواد اولیه، تجهیزات، قطعات، خدمات، فعالیتهای پیمانکاری و سایر اقلام اثرگذار بر سیستم مدیریت کیفیت کاربرد دارد.
مسئولیت واحد درخواستکننده
- تعیین و ثبت نیاز
- ارائه مشخصات فنی
- بررسی فنی پیشنهادها
- تأیید خدمت دریافتشده
مسئولیت واحد خرید
- دریافت و بررسی درخواست
- دریافت استعلام
- انتخاب منبع مناسب
- صدور سفارش
- پیگیری تحویل
- نگهداری سوابق خرید
مسئولیت انبار
- بررسی موجودی
- دریافت اولیه
- ثبت ورود
- نگهداری کالا
- جداسازی اقلام نامنطبق
مسئولیت کنترل کیفیت
- بررسی معیارهای پذیرش
- انجام بازرسی و آزمون
- تأیید یا رد کالا
- ثبت نتایج کنترل
مسئولیت واحد مالی
- کنترل اسناد مالی
- تطبیق فاکتور با سفارش
- اجرای پرداخت پس از دریافت تأییدها
شرح اجرای روش
- واحد متقاضی درخواست خرید را ثبت میکند.
- انبار موجودی را بررسی میکند.
- درخواست طبق سطوح اختیار تأیید میشود.
- واحد خرید تأمینکنندگان مناسب را شناسایی میکند.
- پیشنهادها از نظر فنی و مالی ارزیابی میشوند.
- تأمینکننده منتخب تعیین میشود.
- سفارش یا قرارداد با مشخصات کامل صادر میشود.
- وضعیت سفارش تا زمان تحویل پیگیری میشود.
- کالا یا خدمت دریافت و بر اساس معیارهای تعیینشده کنترل میشود.
- موارد منطبق پذیرفته و ثبت میشوند.
- موارد نامنطبق شناسایی، قرنطینه و تعیین تکلیف میشوند.
- عملکرد تأمینکننده بر اساس نتایج واقعی ثبت میشود.
- اسناد تأییدشده برای پرداخت ارسال میشوند.
فرمهای موردنیاز فرایند خرید
فرمها و سوابق متداول عبارتاند از:
- فرم درخواست خرید
- فرم استعلام قیمت
- جدول مقایسه پیشنهادها
- فرم ارزیابی اولیه تأمینکننده
- فهرست تأمینکنندگان تأییدشده
- سفارش خرید
- فرم پیگیری سفارش
- رسید یا گزارش دریافت کالا
- فرم کنترل کالای ورودی
- گزارش عدم انطباق تأمینکننده
- فرم مرجوعی کالا
- فرم ارزیابی دورهای تأمینکننده
- درخواست اقدام اصلاحی از تأمینکننده
- چکلیست ارزیابی پیمانکار
این فرمها باید متناسب با گردش واقعی خرید، سطوح اختیار و نیازهای کنترلی سازمان طراحی شوند. برای مشاهده فهرست کاملتر مدارک و سوابق سایر فرایندها، مقاله فرمها و مستندات ISO 9001 را مطالعه کنید.
ساختار فرم درخواست خرید
- شماره درخواست
- تاریخ
- واحد درخواستکننده
- نام کالا یا خدمت
- کد کالا
- مقدار
- تاریخ موردنیاز
- مشخصات فنی
- دلیل درخواست
- تأمینکننده پیشنهادی
- پیوستها
- تأیید مسئول واحد
- تأیید بودجه
- تأیید نهایی
ساختار فرم کنترل کالای ورودی
- شماره سفارش
- نام تأمینکننده
- نام و کد کالا
- مقدار سفارش
- مقدار دریافتی
- وضعیت بستهبندی
- مدارک همراه
- معیارهای کنترل
- نتایج بازرسی
- وضعیت پذیرش
- نام بازرس
- تاریخ
- توضیحات
ساختار فرم ارزیابی تأمینکننده
- کیفیت کالا یا خدمت
- تحویل بهموقع
- انطباق مقدار
- قیمت
- پاسخگویی
- همکاری
- کاملبودن مدارک
- خدمات پس از فروش
- امتیاز نهایی
- وضعیت تأمینکننده
- اقدام موردنیاز
خرید خدمات چگونه کنترل میشود؟
کنترل خدمات با خرید کالا متفاوت است؛ زیرا همیشه خروجی فیزیکی برای بازرسی وجود ندارد.
برای کنترل خدمات میتوان موارد زیر را بررسی کرد:
- صلاحیت ارائهدهنده
- رزومه و سوابق
- مجوزها
- برنامه اجرای خدمت
- کارکنان معرفیشده
- تجهیزات مورداستفاده
- گزارش انجام کار
- رعایت زمانبندی
- کیفیت خروجی
- تأیید واحد دریافتکننده
- رعایت محرمانگی
- رعایت الزامات قانونی
برای مثال، در خرید خدمات کالیبراسیون باید صلاحیت آزمایشگاه، دامنه خدمات، نحوه حمل تجهیزات، گواهی کالیبراسیون و نتایج مندرج در آن بررسی شوند.
کنترل فرایندهای برونسپاریشده
برونسپاری یک فرایند، مسئولیت سازمان را نسبت به انطباق خروجی از بین نمیبرد.
برای کنترل برونسپاری باید موارد زیر تعیین شوند:
- دامنه فعالیت
- مسئولیت طرفین
- مشخصات خروجی
- معیار پذیرش
- شایستگی پیمانکار
- نحوه پایش
- روش گزارشدهی
- کنترل تغییرات
- مدیریت عدم انطباق
- حفاظت از اطلاعات
- مالکیت مواد و تجهیزات
- سوابق موردنیاز
نمونه فرایندهای برونسپاریشده:
- بخشی از تولید
- عملیات تکمیلی
- طراحی
- کالیبراسیون
- آزمون
- حملونقل
- تعمیر تجهیزات
- خدمات فناوری اطلاعات
- انبارداری خارجی
خرید اضطراری چگونه کنترل میشود؟
خرید اضطراری خریدی است که برای جلوگیری از توقف جدی یا پیامد مهم، خارج از روال معمول انجام میشود.
روش کنترل خرید اضطراری میتواند شامل مراحل زیر باشد:
- ثبت دلیل فوریت
- دریافت تأیید مسئول مجاز
- تعیین حداقل مشخصات لازم
- انتخاب بهترین منبع قابلدسترسی
- کنترل کالا هنگام دریافت
- ثبت کامل سوابق
- ارزیابی تأمینکننده پس از خرید
- بررسی علت ایجاد خرید اضطراری
- تعیین اقدام برای جلوگیری از تکرار
خرید اضطراری نباید به روشی دائمی برای کنارگذاشتن کنترلهای خرید تبدیل شود.
خرید از تأمینکننده انحصاری
اگر فقط یک تأمینکننده در دسترس باشد، نبود منبع جایگزین به معنی حذف ارزیابی نیست.
اقدامات قابلانجام عبارتاند از:
- ثبت علت انحصاریبودن
- بررسی مدارک فنی
- کنترل دقیق هنگام دریافت
- تعیین موجودی ایمنی
- تنظیم قرارداد مناسب
- پایش تحویل
- شناسایی منابع جایگزین احتمالی
- بررسی امکان ساخت داخلی
- برنامهریزی برای شرایط توقف تأمین
ریسکهای فرایند خرید و تدارکات
| ریسک | پیامد احتمالی | اقدام کنترلی |
|---|---|---|
| مشخصات ناقص | دریافت کالای نامناسب | بازنگری فنی درخواست |
| انتخاب فقط بر اساس قیمت | کاهش کیفیت | ارزیابی چندمعیاره |
| تأخیر تأمینکننده | توقف تولید | پایش تحویل و منبع جایگزین |
| تأمینکننده ارزیابینشده | افزایش عدم انطباق | ارزیابی اولیه |
| وابستگی به یک منبع | اختلال در تأمین | توسعه منابع جایگزین |
| کنترل ورودی ضعیف | مصرف کالای نامنطبق | تعیین معیار پذیرش |
| خرید اضطراری زیاد | افزایش هزینه و ریسک | برنامهریزی موجودی |
| تغییر مشخصات بدون اطلاع | دریافت خروجی نامناسب | کنترل تغییر سفارش |
| مدارک نامعتبر | تصمیمگیری نادرست | اعتبارسنجی مدارک |
| خدمت برونسپاری ضعیف | کاهش کیفیت خروجی | قرارداد، پایش و ارزیابی |
| نبود ردیابی سفارش | گمشدن اطلاعات | شمارهگذاری و سامانه خرید |
| خرید بیش از نیاز | موجودی راکد | بررسی موجودی و برنامه مصرف |
شاخصهای فرایند خرید
درصد تحویل بهموقع
درصد تحویل بهموقع=کل سفارشهای تحویلشدهتعداد سفارشهای تحویلشده در موعد×100
درصد اقلام نامنطبق
درصد اقلام نامنطبق=کل اقلام دریافتیتعداد یا مقدار اقلام نامنطبق×100
درصد خرید از تأمینکنندگان تأییدشده
درصد خرید از منابع تأییدشده=کل خریدهاتعداد خرید از تأمینکنندگان تأییدشده×100
سایر شاخصهای پیشنهادی:
- متوسط زمان انجام خرید
- تعداد خریدهای اضطراری
- درصد مرجوعی
- درصد تحویل کامل سفارش
- متوسط زمان تأخیر
- تعداد عدم انطباقهای تأمینکننده
- متوسط زمان رسیدگی به مغایرت
- میزان خرید از تأمینکنندگان انحصاری
- درصد سفارشهای دارای مشخصات کامل
- میانگین امتیاز تأمینکنندگان
چکلیست ممیزی فرایند خرید
- درخواست خرید چگونه ایجاد و تأیید میشود؟
- مشخصات خرید چگونه تعیین میشوند؟
- تأمینکنندگان با چه معیارهایی انتخاب میشوند؟
- آیا فهرست تأمینکنندگان تأییدشده وجود دارد؟
- شدت کنترل خرید بر چه اساسی تعیین میشود؟
- اطلاعات سفارش پیش از ارسال چگونه بررسی میشوند؟
- خدمات برونسپاریشده چگونه کنترل میشوند؟
- کالای ورودی چگونه بازرسی میشود؟
- خریدهای نامنطبق چگونه تعیین تکلیف میشوند؟
- عملکرد تأمینکنندگان چگونه پایش میشود؟
- خریدهای اضطراری چگونه کنترل میشوند؟
- تغییرات سفارش چگونه ثبت و اطلاعرسانی میشوند؟
- آیا سوابق خرید قابلبازیابی هستند؟
- معیارهای ارزیابی با اهمیت خرید متناسباند؟
- عملکرد ضعیف تأمینکنندگان چگونه پیگیری میشود؟
- آیا شاخصهای خرید تحلیل میشوند؟
- تأمینکنندگان انحصاری چگونه کنترل میشوند؟
- آیا نتایج کنترل کیفیت در ارزیابی تأمینکننده استفاده میشوند؟
این چکلیست باید براساس ریسکهای خرید، روش اجرایی سازمان، نتایج عملکرد تأمینکنندگان و یافتههای قبلی تکمیل شود. برای آشنایی با برنامهریزی، اجرا و گزارشدهی ممیزی، مقاله ممیزی داخلی ISO 9001 را مطالعه کنید.
اشتباهات رایج در فرایند خرید
انتخاب تأمینکننده فقط بر اساس قیمت
ارزانترین پیشنهاد همیشه کمهزینهترین گزینه نهایی نیست. کیفیت پایین ممکن است هزینه توقف، دوبارهکاری، مرجوعی و شکایت ایجاد کند.
استفاده از معیارهای یکسان برای همه تأمینکنندگان
تأمینکننده مواد اولیه بحرانی نباید با همان معیار فروشنده لوازم اداری ارزیابی شود.
مشخصات خرید مبهم
درخواست یا سفارش مبهم احتمال اختلاف و دریافت کالای نامنطبق را افزایش میدهد.
تأیید خودکار تمام کالاهای دریافتی
رسید انبار نباید بهتنهایی جایگزین کنترل فنی یا کیفی شود.
ارزیابی صوری تأمینکنندگان
امتیازدهی باید بر اساس اطلاعات واقعی کیفیت، تحویل و پاسخگویی انجام شود.
نبود ارتباط خرید و کنترل کیفیت
نتایج بازرسی و عدم انطباقها باید به واحد خرید و ارزیابی تأمینکننده منتقل شوند.
کنترلنکردن خدمات
خدمات خریداریشده نیز باید بر اساس صلاحیت ارائهدهنده، کیفیت خروجی و معیارهای مشخص کنترل شوند.
استفاده مکرر از منابع تأییدنشده
خرید از تأمینکننده تأییدنشده باید استثنا، دارای دلیل و تحت کنترل ویژه باشد.
ثبتنکردن تغییرات سفارش
تغییر مقدار، مشخصات یا موعد تحویل باید ثبت و توسط مسئولان مربوط تأیید شود.
روش اجرایی خرید و تدارکات باید تمام مسیر خرید، از شناسایی نیاز تا دریافت، کنترل و ارزیابی عملکرد تأمینکننده را پوشش دهد.
ISO 9001 سازمان را ملزم نمیکند حتماً مدرکی با این عنوان داشته باشد؛ اما خریدها، خدمات و فرایندهای تأمینشده از بیرون باید بهطور مؤثر کنترل شوند.
مهمترین اصول فرایند خرید مؤثر عبارتاند از:
- تعریف دقیق نیاز
- تعیین مشخصات روشن
- انتخاب تأمینکننده توانمند
- کنترل سفارش پیش از ارسال
- تعیین شدت کنترل بر اساس ریسک
- بررسی کالا و خدمت هنگام دریافت
- کنترل خروجی نامنطبق
- پایش عملکرد تأمینکنندگان
- نگهداری سوابق قابلاعتماد
- استفاده از نتایج برای بهبود فرایند
روش اجرایی خرید نباید یک متن عمومی و بایگانیشده باشد. این روش باید با گردش واقعی فعالیتها، سطوح اختیار، نرمافزارها و مسئولیتهای سازمان هماهنگ شود.
سؤالات متداول
روش اجرایی خرید چیست؟
روش اجرایی خرید مدرکی است که نحوه درخواست، تأیید، انتخاب تأمینکننده، سفارش، دریافت و کنترل کالاها و خدمات خریداریشده را مشخص میکند.
الزامات خرید در کدام بند ISO 9001 آمده است؟
الزامات اصلی کنترل تأمین بیرونی در بند 8.4 استاندارد ISO 9001:2015 مطرح شدهاند.
آیا تدوین روش اجرایی خرید اجباری است؟
تدوین سندی با همین عنوان الزام نشده است؛ اما سازمان باید فرایند خرید، تأمینکنندگان و خروجیهای دریافتشده از بیرون را کنترل کند.
آیا همه تأمینکنندگان باید ارزیابی شوند؟
نوع و شدت ارزیابی باید با اهمیت و ریسک خرید متناسب باشد. تأمینکنندگان اثرگذار بر کیفیت به ارزیابی دقیقتری نیاز دارند.
تفاوت خرید و ارزیابی تأمینکنندگان چیست؟
خرید کل مسیر درخواست تا دریافت و پرداخت را پوشش میدهد. ارزیابی تأمینکنندگان بخشی از این فرایند است و به انتخاب، تأیید و پایش منابع تأمین مربوط میشود.
فرمهای اصلی خرید کداماند؟
فرم درخواست خرید، استعلام، جدول مقایسه پیشنهادها، سفارش خرید، فرم کنترل کالای ورودی، ارزیابی تأمینکننده و گزارش عدم انطباق از فرمهای متداول هستند.
خرید اضطراری چگونه کنترل میشود؟
دلیل فوریت، تأیید مسئول، مشخصات، کنترل هنگام دریافت و ارزیابی بعدی باید ثبت شوند. علت افزایش خریدهای اضطراری نیز باید بررسی شود.
خدمات خریداریشده چگونه ارزیابی میشوند؟
صلاحیت ارائهدهنده، زمانبندی، کیفیت خروجی، مدارک، گزارش انجام کار و تأیید واحد دریافتکننده میتوانند معیار ارزیابی باشند.
آیا تأمینکننده دارای ISO 9001 به ارزیابی نیاز ندارد؟
داشتن گواهینامه ISO 9001 میتواند یکی از شواهد ارزیابی باشد، اما بهتنهایی توانایی تأمینکننده برای ارائه کالای موردنظر سازمان را اثبات نمیکند.
خرید از تأمینکننده انحصاری چگونه کنترل میشود؟
علت انحصاریبودن باید ثبت و ریسک آن مدیریت شود. کنترل ورودی، موجودی ایمنی، قرارداد و برنامه جایگزین میتوانند تقویت شوند.
طراحی روش اجرایی خرید باید براساس نوع فعالیت، ساختار سازمان، سطوح اختیار، ریسک اقلام و گردش واقعی درخواست تا پرداخت انجام شود. برای تحلیل فرایندها، تدوین مستندات اختصاصی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت، از خدمات مشاوره و پیادهسازی ISO 9001 استفاده کنید.