ممیزی ایزو 9001 یک فرآیند سیستماتیک است که بهمنظور ارزیابی انطباق سیستم مدیریت کیفیت سازمان با الزامات استاندارد ایزو 9001 انجام میشود. در ممیزی، ممیزان (ممیزان داخلی یا ممیزان خارجی از نهاد صدور گواهینامه) با بررسی مستندات، فرآیندها و عملکرد سازمان، بررسی میکنند که آیا سیستم کیفیت پیادهسازیشده در سازمان بهطور مؤثر و مطابق با الزامات ایزو 9001 عمل میکند یا خیر. در اینجا بهطور مفصل مراحل و اتفاقاتی که در ممیزی ایزو 9001 رخ میدهند، توضیح داده میشود.
1. برنامهریزی ممیزی
- پیش از شروع ممیزی، ممیزان یا تیم ممیزی یک برنامه ممیزی تنظیم میکنند. این برنامه شامل اطلاعاتی درباره زمان، مکان، فرآیندهایی که باید بررسی شوند، و اعضای تیم ممیزی است.
- ممیزی میتواند بهصورت داخلی (توسط تیم داخلی سازمان) یا خارجی (توسط ممیزان نهاد صدور گواهینامه) انجام شود.
- در این مرحله، ممیزان از پیش با مسئولین سازمان هماهنگ میکنند تا زمانهای مناسب برای انجام ممیزی مشخص شود.
2. آغاز ممیزی و بررسی مستندات
- ممیزی معمولاً با بررسی مستندات سیستم مدیریت کیفیت آغاز میشود. این مستندات شامل سیاستها، رویهها، دستورالعملها، فرمها و سوابق مرتبط با فرآیندهای سازمان است.
- هدف از این مرحله اطمینان از این است که مستندات سازمان با الزامات استاندارد ایزو 9001 مطابقت دارند. ممیزان بررسی میکنند که آیا مستندات بهدرستی ایجاد، بهروزرسانی و کنترل شدهاند یا خیر.
3. بازدید از فرآیندها و فعالیتهای عملی
- بعد از بررسی مستندات، ممیزان وارد فرآیندهای عملی میشوند. در این مرحله، ممیزان با مشاهده فعالیتهای واقعی در محل کار، بررسی میکنند که آیا آنچه که در مستندات ثبت شده است، بهطور مؤثر در عمل پیادهسازی شده است یا خیر.
- ممیزان ممکن است از کارکنان در فرآیندهای مختلف سوالات پرسیده و مشاهده کنند که چگونه دستورالعملها و رویهها در عمل اجرا میشوند. بهطور خاص، ممیزان به مواردی مانند:
- کنترل تولید و خدمات
- روشهای کنترل و اندازهگیری
- اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
- مدیریت منابع (از جمله منابع انسانی، مالی و تجهیزات)
- بهبود مستمر توجه میکنند.
4. مصاحبه با کارکنان
- ممیزان ممکن است با کارکنان در سطوح مختلف سازمان مصاحبه کنند تا بررسی کنند که آیا آنها از فرآیندها و الزامات ایزو 9001 آگاه هستند و آیا درک مناسبی از نحوه عملکرد سیستم کیفیت دارند.
- این مصاحبهها بهویژه برای ارزیابی همراستایی رفتار و عملکرد واقعی با مستندات و سیاستها مفید است.
5. بررسی انطباق با الزامات ایزو 9001
- ممیزان بهدقت بررسی میکنند که آیا تمامی الزامات ایزو 9001 رعایت شدهاند یا خیر. این الزامات شامل مواردی چون:
- تمرکز بر مشتری
- رهبری و تعهد مدیریت ارشد
- تعریف و مستندسازی فرآیندها
- مدیریت منابع
- ارزیابی عملکرد
- بررسی و اقدام اصلاحی برای حل مشکلات و بهبود مستمر
- در صورت عدم انطباق یا مشکلات، ممیزان ممکن است درخواست اقدامات اصلاحی کنند.
6. شناسایی عدم انطباقها
- اگر ممیزان شواهدی از عدم انطباق پیدا کنند، این عدم انطباقها باید در گزارش ممیزی ثبت شوند. عدم انطباقها میتوانند بهصورت:
- جزئی (عدم رعایت برخی از جزئیات یا رویهها)
- جدی (عدم تطابقهای اساسی که ممکن است به کیفیت و عملکرد کلی سیستم آسیب برساند) دستهبندی شوند.
- ممیزان به سازمان فرصتی میدهند تا اقدامات اصلاحی برای رفع این عدم انطباقها انجام دهد.
7. گزارش ممیزی
- پس از انجام ممیزی، ممیزان یک گزارش ممیزی تهیه میکنند. این گزارش شامل اطلاعات مهمی مانند:
- نتایج بررسی مستندات و فرآیندها
- شواهد انطباق یا عدم انطباق
- پیشنهادات و اقدامات اصلاحی لازم
- ارزیابی عمومی عملکرد سیستم کیفیت
- گزارش ممیزی بهطور رسمی به مدیریت سازمان ارائه میشود تا تصمیمات لازم برای اصلاحات گرفته شود.
8. اقدامات اصلاحی و پیگیری
- پس از دریافت گزارش ممیزی، سازمان باید اقدامات اصلاحی لازم را برای رفع عدم انطباقها انجام دهد. این اقدامات ممکن است شامل تغییرات در فرآیندها، آموزش کارکنان، بهبود مستندات، یا بهروزرسانی روشهای کنترل کیفیت باشد.
- ممیزان ممکن است پس از اجرای اقدامات اصلاحی یک ممیزی پیگیری (Follow-up Audit) انجام دهند تا اطمینان حاصل کنند که اقدامات اصلاحی بهدرستی انجام شده و انطباق با الزامات ایزو 9001 برقرار شده است.
9. صدور گواهینامه ایزو 9001
- اگر ممیزی بهطور موفقیتآمیز به پایان برسد و عدم انطباقهای اساسی رفع شود، سازمان گواهینامه ایزو 9001 را دریافت خواهد کرد.
- گواهینامه ایزو 9001 معمولاً برای مدت زمان مشخص (مثلاً 3 سال) معتبر است، و در طول این دوره، سازمان باید ممیزیهای داخلی و خارجی دورهای را انجام دهد تا اطمینان حاصل کند که سیستم مدیریت کیفیت همچنان طبق الزامات استاندارد عمل میکند.
در ممیزی ایزو 9001، ممیزان با بررسی مستندات، مشاهده فرآیندهای عملی، و مصاحبه با کارکنان، بررسی میکنند که آیا سیستم مدیریت کیفیت سازمان مطابق با الزامات ایزو 9001 عمل میکند یا خیر. در صورتی که عدم انطباقها شناسایی شود، سازمان باید اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهد. این فرآیند بهطور کلی به بهبود مستمر و ارتقای کیفیت در سازمان کمک میکند و به سازمان امکان میدهد که گواهینامه ایزو 9001 را دریافت کند.
ممیزی داخلی و خارجی
ممیزی داخلی یکی از اجزای مهم و ضروری در فرآیند پیادهسازی و نگهداری ایزو 9001 است و سازمانها میتوانند ممیزی را خودشان انجام دهند. این ممیزی توسط افراد داخلی سازمان صورت میگیرد که به آن ممیزی داخلی (Internal Audit) گفته میشود. در واقع، بسیاری از سازمانها، بهویژه در مراحل اولیه یا در حین اجرای سیستم مدیریت کیفیت، ممیزیهای داخلی را برای بررسی انطباق با استاندارد ایزو 9001 انجام میدهند.
اما، در کنار ممیزیهای داخلی، برای دریافت گواهینامه ایزو 9001 و بررسیهای مستقل از سیستمهای کیفیت، معمولاً از یک ممیز خارجی (معمولاً از نهاد صدور گواهینامه معتبر) استفاده میشود. این ممیزی بهعنوان ممیزی خارجی یا ممیزی تاییدیهای شناخته میشود.
1. ممیزی داخلی (Internal Audit)
ممیزی داخلی ایزو 9001 توسط کارکنان یا تیمهای داخلی سازمان انجام میشود که آموزشهای لازم را دیدهاند و توانایی بررسی عملکرد سیستم مدیریت کیفیت در سازمان را دارند. این ممیزی بهطور منظم برای بررسی انطباق با الزامات استاندارد ایزو 9001 انجام میشود و به سازمان کمک میکند که نقاط ضعف و عدم انطباقها را شناسایی کرده و اقداماتی برای بهبود سیستم کیفیت انجام دهد.
مزایای ممیزی داخلی:
- هزینه کمتر: انجام ممیزی داخلی نیاز به هزینههای اضافی مانند هزینههای ممیز خارجی ندارد.
- آگاهی و درک بهتر: کارکنان داخلی سازمان بهطور دقیقتر با فرآیندها و سیستمهای داخلی آشنا هستند و قادرند مسائل خاص سازمان را شناسایی کنند.
- یادگیری و بهبود مداوم: ممیزیهای داخلی میتوانند بهعنوان ابزاری برای آموزش و توانمندسازی کارکنان در زمینه مدیریت کیفیت و استاندارد ایزو 9001 عمل کنند.
چالشهای ممیزی داخلی:
- عدم بیطرفی: اعضای داخلی سازمان ممکن است نتوانند بهطور کاملاً بیطرفانه فرآیندها را بررسی کنند، زیرا ممکن است با برخی از فرآیندها یا افراد درگیر باشند.
- نیاز به مهارت و آموزش: برای انجام ممیزی داخلی مؤثر، ممیزان داخلی باید آموزش دیده و تجربه کافی داشته باشند. اگر اعضای تیم ممیزی داخلی تجربه کافی نداشته باشند، ممکن است نقاط مهم یا عدم انطباقها را شناسایی نکنند.
2. ممیزی خارجی (External Audit)
ممیزی خارجی به ممیزیای گفته میشود که توسط یک نهاد صدور گواهینامه معتبر انجام میشود. ممیزان خارجی معمولاً متخصصان مستقل و خبرهای هستند که سازمان را از نظر رعایت الزامات ایزو 9001 ارزیابی میکنند.
مزایای ممیزی خارجی:
- بیطرفی و استقلال: ممیزان خارجی بیطرفانه و بدون پیشداوری سیستم کیفیت سازمان را ارزیابی میکنند.
- تجربه و تخصص: ممیزان خارجی معمولاً تجربه و دانش گستردهای در ارزیابی سیستمهای کیفیت دارند و میتوانند مشکلاتی را شناسایی کنند که ممکن است برای اعضای داخلی قابل توجه نباشد.
- اعتبار گواهینامه: ممیزی خارجی به سازمان این امکان را میدهد که گواهینامه ایزو 9001 را از نهاد معتبر دریافت کند که برای مشتریان و ذینفعان ارزش زیادی دارد.
چالشهای ممیزی خارجی:
- هزینه: هزینههای ممیزی خارجی بهطور معمول بیشتر از هزینههای ممیزی داخلی است، زیرا ممیزان خارجی نیاز به پرداخت هزینههای سفر، اقامت، و دستمزد دارند.
- زمانبر بودن: فرآیند ممیزی خارجی ممکن است زمان بیشتری ببرد زیرا ممیزان خارجی باید از سازمان بازدید کنند و بررسیها را انجام دهند.
ممیزی داخلی یا خارجی؟ کدامیک باید انجام شود؟
- برای پیادهسازی ایزو 9001 و بهبود مستمر: شما میتوانید ممیزیهای داخلی را بهطور منظم انجام دهید تا فرآیندها را ارزیابی کرده و اصلاحات لازم را انجام دهید. ممیزی داخلی به شما کمک میکند که مشکلات را شناسایی کرده و اصلاحات لازم را در کوتاهمدت انجام دهید.
- برای دریافت گواهینامه ایزو 9001: برای دریافت گواهینامه رسمی ایزو 9001 و تایید انطباق سیستم مدیریت کیفیت شما با استاندارد ایزو 9001، ممیزی خارجی ضروری است. نهاد صدور گواهینامه ممیزی خارجی را انجام میدهد و پس از تأیید انطباق، گواهینامه ایزو 9001 به شما اعطا میشود.
- ممیزی داخلی یکی از بخشهای ضروری برای پیادهسازی ایزو 9001 است و شما میتوانید خودتان این ممیزی را انجام دهید بهشرط آنکه تیم ممیزی داخلی بهخوبی آموزش دیده باشد و قادر به شناسایی انطباقها و عدم انطباقها باشد.
- برای دریافت گواهینامه ایزو 9001 و تایید رسمی انطباق با استاندارد، ممیزی خارجی باید توسط یک نهاد صدور گواهینامه معتبر انجام شود.
در نهایت، ترکیب ممیزیهای داخلی و خارجی به سازمان کمک میکند که هم به بهبود مستمر خود ادامه دهد و هم از اعتبار بینالمللی لازم برای نشان دادن کیفیت خود بهرهمند شود.
نیاز به مشاوره دارید؟
با ما تماس بگیرید: 09132119102