استانداردهای سیستم مدیریت، بهویژه آنهایی که توسط سازمان بینالمللی استاندارد (ISO) تدوین شدهاند، اغلب از یک چارچوب مشترک پیروی میکنند. این چارچوب که به نام ساختار سطح بالا (High-Level Structure – HLS) شناخته میشود، یک ساختار یکپارچه برای تمام استانداردهای سیستم مدیریت ارائه میدهد. این ساختار به سازمانها کمک میکند تا سیستمهای مدیریت مختلف را به راحتی با یکدیگر یکپارچه کنند.
اصول اصلی چارچوب سطح بالا (HLS)
چارچوب سطح بالا شامل عناصر کلیدی زیر است که در تمامی استانداردهای سیستم مدیریت، از جمله ISO 9001 (مدیریت کیفیت)، ISO 14001 (مدیریت زیستمحیطی)، ISO 45001 (مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی) و ISO 27001 (مدیریت امنیت اطلاعات) به کار گرفته شده است:
1. ساختار بندهای مشترک
تمامی استانداردهای سیستم مدیریت مبتنی بر HLS از یک ساختار بندهای مشترک شامل 10 بند استفاده میکنند:
- بند 1: دامنه (Scope)
- بند 2: مراجع قانونی (Normative references)
- بند 3: اصطلاحات و تعاریف (Terms and definitions)
- بند 4: محیط سازمان (Context of the organization)
- بند 5: رهبری (Leadership)
- بند 6: برنامهریزی (Planning)
- بند 7: پشتیبانی (Support)
- بند 8: عملیات (Operation)
- بند 9: ارزیابی عملکرد (Performance evaluation)
- بند 10: بهبود (Improvement)
این ساختار مشترک، یکپارچگی و هماهنگی بیشتری در پیادهسازی سیستمهای مدیریت مختلف ایجاد میکند.
2. تفکر مبتنی بر ریسک
تمامی استانداردهای سیستم مدیریت بر تفکر مبتنی بر ریسک تأکید دارند. این مفهوم به سازمانها کمک میکند تا ریسکهای مرتبط با دستیابی به اهداف را شناسایی و مدیریت کنند و همزمان فرصتهای بهبود را شناسایی و به بهرهبرداری برسانند.
3. رهبری و تعهد
تمامی استانداردها بر نقش حیاتی رهبری در موفقیت سیستم مدیریت تأکید میکنند. مدیریت ارشد باید رهبری و تعهد خود را به پیادهسازی، نگهداری و بهبود مستمر سیستم مدیریت نشان دهد.
4. محیط سازمان
سازمانها باید محیط داخلی و خارجی خود را که ممکن است بر اهداف و سیستم مدیریت آنها تأثیر بگذارد، درک کنند. این شامل درک نیازها و انتظارات ذینفعان، و تعیین محدوده سیستم مدیریت است.
5. برنامهریزی
سازمانها باید ریسکها و فرصتهای مربوط به سیستم مدیریت را شناسایی کرده و اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف و بهبود سیستم را برنامهریزی کنند. این شامل تعیین اهداف، منابع، و برنامههای عملیاتی است.
6. پشتیبانی
استانداردها نیاز به فراهم کردن منابع لازم، از جمله نیروی انسانی، زیرساختها، و اطلاعات مستند، برای حمایت از عملکرد مؤثر سیستم مدیریت دارند.
7. عملیات
این بند فرآیندهای اصلی سازمان را که برای تحویل محصولات و خدمات مطابق با الزامات ضروری است، پوشش میدهد. این شامل کنترل تغییرات، برونسپاری و مدیریت فعالیتهای عملیاتی است.
8. ارزیابی عملکرد
سازمانها باید عملکرد سیستم مدیریت خود را از طریق نظارت، اندازهگیری، تحلیل و ارزیابی دورهای بررسی کنند. این شامل حسابرسی داخلی و بازنگری مدیریت است.
9. بهبود
بهبود مستمر یک اصل اساسی در تمامی استانداردهای سیستم مدیریت است. این بند به سازمانها کمک میکند تا نواقص را شناسایی کنند و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه را برای بهبود مستمر سیستم مدیریت انجام دهند.
مزایای استفاده از چارچوب سطح بالا (HLS)
- یکپارچگی آسانتر سیستمها: با استفاده از یک ساختار مشترک، سازمانها میتوانند چندین سیستم مدیریت مانند کیفیت، محیط زیست و ایمنی را بهطور همزمان و یکپارچه پیادهسازی و مدیریت کنند.
- کاهش پیچیدگی: استفاده از HLS پیچیدگیهای ناشی از مدیریت چندین استاندارد مختلف با ساختارهای متفاوت را کاهش میدهد.
- بهبود کارایی و اثربخشی: HLS کمک میکند تا منابع به طور کارآمدتر مدیریت شوند و نتایج بهتر و هماهنگتری در کل سازمان به دست آید.
جمعبندی
چارچوب سطح بالا (HLS) برای استانداردهای سیستم مدیریت، با ایجاد ساختاری مشترک و هماهنگ، سازمانها را قادر میسازد تا سیستمهای مدیریت مختلف را بهطور کارآمدتر و یکپارچهتر پیادهسازی و نگهداری کنند. این چارچوب همچنین به بهبود فرآیندهای سازمانی، مدیریت ریسکها و دستیابی به اهداف کیفیتی، زیستمحیطی، ایمنی و سایر اهداف مرتبط کمک میکند.