متن استاندارد ایزو 41001 استاندارد مدیریت تسهیلات – ISO 41001:2018

استاندارد ISO 41001 با عنوان “مدیریت تأسیسات — سیستم‌های مدیریت تأسیسات — الزامات و راهنما” یک استاندارد بین‌المللی است که برای کمک به سازمان‌ها در مدیریت بهتر تأسیسات و منابع فیزیکی آن‌ها طراحی شده است. هدف این استاندارد بهینه‌سازی کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود پایداری محیط زیست در مدیریت تأسیسات است.

استاندارد ISO 41001 تحت عنوان “مدیریت تأسیسات — سیستم‌های مدیریت تأسیسات — الزامات و راهنما”، یک چارچوب بین‌المللی برای ایجاد، اجرا، نگهداری و بهبود سیستم‌های مدیریت تأسیسات در سازمان‌ها است. هدف این استاندارد، بهبود عملکرد تأسیسات، کاهش هزینه‌ها، ارتقای کارایی و افزایش رضایت مشتری است. این استاندارد برای هر نوع سازمانی که به مدیریت فضاها، تجهیزات، خدمات، و منابع فیزیکی نیاز دارد، مناسب است.

اهداف و مزایای کلیدی استاندارد ISO 41001:

 

1. 1. مدیریت بهینه تأسیسات: این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد تأسیسات را بهبود بخشیده و منابع را به بهترین نحو مدیریت کنند.

1. 1. کاهش هزینه‌ها: با بهینه‌سازی مصرف انرژی، کاهش مصرف منابع و ارتقای بهره‌وری، هزینه‌ها کاهش می‌یابد.

1. 1. ارتقای پایداری محیطی: با توجه به حفظ منابع طبیعی، این استاندارد به بهبود شرایط محیط زیستی کمک می‌کند.

1. 1. افزایش رضایت مشتریان و ذینفعان: تأسیسات به عنوان قسمتی از تجربه کلی مشتری، باید شرایط راحت، ایمن و کارآمد را فراهم کنند.

1. 1. بهبود سلامت و ایمنی: تمرکز بر ایمنی کارکنان و استفاده‌کنندگان از تأسیسات است.

ویژگی‌های کلیدی استاندارد ISO 41001:

 

• • چارچوب مدیریت: ایجاد ساختار مدیریتی برای ارزیابی، مدیریت و بهبود تأسیسات سازمان.

• • پیاده‌سازی فرآیندهای استراتژیک: شناسایی و پیاده‌سازی فرآیندهای مدیریتی که به دستیابی به اهداف تأسیسات کمک کنند.

• • کنترل عملکرد: استفاده از معیارهای عملکرد برای ارزیابی و بهبود مستمر.

• • مدیریت منابع انسانی و فنی: توسعه منابع انسانی و فنی جهت مدیریت مؤثر تأسیسات.

ساختار استاندارد:

ISO 41001 معمولاً از ساختار Plan-Do-Check-Act (PDCA) پیروی می‌کند که شامل مراحل زیر است:

 

1. 1. برنامه‌ریزی (Plan): شناسایی نیازها و اهداف مدیریتی، ارزیابی ریسک‌ها، و تعیین منابع مورد نیاز.

1. 1. اجرا (Do): پیاده‌سازی فرآیندهای مدیریت تأسیسات و انجام اقدامات مورد نظر.

1. 1. بررسی (Check): ارزیابی و نظارت بر عملکرد سیستم.

1. 1. اقدام (Act): انجام اقدامات اصلاحی و بهبود مستمر سیستم.

مخاطبان:

این استاندارد برای هر سازمانی، از جمله بخش‌های دولتی، خصوصی، صنعتی و تجاری مناسب است که مدیریت تأسیسات آن‌ها حائز اهمیت باشد. این شامل ساختمان‌ها، کارخانجات، دفاتر، تأسیسات آموزشی و درمانی و هر نوع فضای دیگری می‌شود.

با پیاده‌سازی این استاندارد، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری و کارایی خود را در مدیریت تأسیسات افزایش دهند و در عین حال به کاهش هزینه‌ها و بهبود عملکرد محیط زیستی خود دست یابند.

چکیده استاندارد:

چکیده

ISO 41001:2018 الزامات یک سیستم مدیریت تسهیلات (FM) را مشخص می کند در زمانیکه یک سازمان:

الف) نیاز به نشان دادن و ارائه موثر و کارآمد FM است که از اهداف سازمان متقاضی پشتیبانی می کند.

ب) زمانیکه هدف سازمان – پاسخگویی مستمر به نیازهای اشخاص ذینفع و الزامات قابل اجرا باشد؛

ج) زمانیکه هدف سازمان – پایداری در فضای رقابتی جهانی است.

الزامات مشخص‌شده در ISO 41001:2018 برای همه سازمان‌ها یا بخش‌های آن، اعم از بخش دولتی یا خصوصی، بدون در نظر گرفتن نوع، اندازه و ماهیت سازمان یا موقعیت جغرافیایی قابل اجراست.

ضمیمه A راهنمایی اضافی در مورد استفاده از این سند ارائه می دهد.

اصلاحات زمانی صادر می شود که مشخص شود ممکن است مواد جدیدی به سند استاندارد موجود اضافه شود. آنها همچنین ممکن است شامل اصلاحات ویرایشی یا فنی برای اعمال در سند موجود باشند.

 

 

10 بند استاندارد ایزو 41001

بند 1 استاندارد ISO 41001 تحت عنوان “دامنه” (Scope)، در ابتدا هدف و کاربرد این استاندارد را تعریف می‌کند.

بند 1 – دامنه (Scope):

استاندارد ISO 41001:2018 برای سیستم‌های مدیریت تأسیسات طراحی شده است و الزامات مربوط به ایجاد، پیاده‌سازی، نگهداری، و بهبود یک سیستم مدیریت تأسیسات را فراهم می‌کند. این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تأسیسات خود را به طور مؤثر مدیریت کنند و عملکرد آن‌ها را بهینه کنند.

هدف این استاندارد:

 

• • ارائه یک چارچوب برای بهبود مدیریت تأسیسات در سازمان‌ها.

• • شفاف‌سازی الزامات برای برنامه‌ریزی، اجرای، نظارت و بهبود مستمر سیستم مدیریت تأسیسات.

• • کمک به سازمان‌ها در جهت دستیابی به اهداف خود در زمینه مدیریت منابع فیزیکی، کارایی انرژی، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت ذینفعان.

قابلیت کاربرد:

 

• • این استاندارد برای هر سازمانی مناسب است، از جمله سازمان‌های کوچک و بزرگ در تمامی بخش‌ها مانند دولتی، خصوصی، صنعتی و تجاری که نیاز به مدیریت مؤثر تأسیسات دارند.

در این بند، ISO 41001 به وضوح مشخص می‌کند که تمامی سازمان‌ها، بدون توجه به اندازه یا نوع آن‌ها، می‌توانند این استاندارد را برای بهبود مدیریت تأسیسات خود به کار گیرند.

بند 2 استاندارد ISO 41001:2018 تحت عنوان “مراجع مربوطه” (Normative References)، به مراجع و استانداردهای مرتبطی اشاره دارد که برای اجرای صحیح این استاندارد ضروری هستند. این بند به منابع و مدارک الزامی اشاره می‌کند که در سایر بخش‌های استاندارد به آن‌ها ارجاع داده می‌شود.

بند 2 – مراجع مربوطه (Normative References):

این بند اشاره دارد به سایر استانداردها و مدارکی که برای پیاده‌سازی و درک کامل الزامات ISO 41001 لازم است. در ISO 41001:2018، این بند به هیچ مرجع خاصی ارجاع نمی‌دهد (یعنی هیچ‌گونه مستندات و منابع خارجی به عنوان پیش‌نیاز معرفی نشده است).

به عبارت دیگر، استاندارد ISO 41001 به طور خودکفا است و نیازی به مراجعه به مستندات یا استانداردهای اضافی برای استفاده از آن وجود ندارد.

در استانداردهای دیگر، این بند معمولاً شامل ارجاعات به استانداردهای فنی دیگر یا مفاهیم قانونی است که در پیاده‌سازی الزامات استاندارد اصلی باید مد نظر قرار گیرند، اما در این مورد خاص، بند 2 فاقد چنین ارجاعاتی است.

بند 3 استاندارد ISO 41001:2018 تحت عنوان “اصطلاحات و تعاریف” (Terms and Definitions)، به توضیح اصطلاحات کلیدی و تعاریف مورد استفاده در این استاندارد می‌پردازد. این بند برای وضوح بیشتر و درک صحیح الزامات استاندارد ضروری است.

در این بند، اصطلاحات مرتبط با مدیریت تأسیسات، سیستم‌های مدیریت و دیگر مفاهیم مهم معرفی و تعریف می‌شوند. در اینجا برخی از اصطلاحات اصلی که در این بند آورده شده است:

بند 3 – اصطلاحات و تعاریف:

 

1. 1. مدیریت تأسیسات (Facility Management):

       

      • • مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، سیاست‌ها و خدماتی که برای اداره و نگهداری تأسیسات و منابع فیزیکی در یک سازمان به کار می‌روند. این شامل خدماتی مانند نگهداری، تعمیرات، مدیریت انرژی، فضای کاری و سلامت محیط می‌شود.

1. 1. سیستم مدیریت تأسیسات (Facility Management System):

       

      • • سیستمی که توسط سازمان برای برنامه‌ریزی، نظارت، پیاده‌سازی و ارزیابی کارایی مدیریت تأسیسات ایجاد می‌شود.

1. 1. ذینفعان (Stakeholders):

       

      • • اشخاص یا گروه‌هایی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم تحت تأثیر عملکرد تأسیسات قرار دارند. این شامل کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان، مالکان و حتی جوامع محلی می‌شود.

1. 1. بهبود مستمر (Continual Improvement):

       

      • • فرآیند مستمر بهبود عملکرد سیستم مدیریت تأسیسات، که شامل شناسایی و اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به منظور بهبود کارایی و اثربخشی است.

1. 1. منابع فیزیکی (Physical Resources):

       

      • • منابع و تجهیزات فیزیکی سازمان که شامل ساختمان‌ها، تجهیزات، زیرساخت‌ها، فناوری‌ها و سایر منابعی است که برای عملکرد سازمان ضروری است.

1. 1. مدیریت ریسک (Risk Management):

       

      • • فرآیند شناسایی، ارزیابی و کنترل خطرات و ریسک‌ها در فرآیندهای مرتبط با مدیریت تأسیسات.

این بند به توضیح سایر اصطلاحات خاص استاندارد نیز می‌پردازد که به درک دقیق‌تر مفاهیم و الزامات آن کمک می‌کند. استفاده صحیح از این اصطلاحات برای پیاده‌سازی درست سیستم مدیریت تأسیسات بسیار مهم است.

بند 4 استاندارد ISO 41001:2018 تحت عنوان “ملاحظات عمومی” (General Requirements)، به الزامات کلی برای سیستم مدیریت تأسیسات اشاره دارد. این بند بیان می‌کند که سازمان‌ها باید برای پیاده‌سازی و مدیریت مؤثر سیستم مدیریت تأسیسات خود، اصول و رویکردهایی را دنبال کنند.

بند 4 – ملاحظات عمومی (General Requirements)

 

1. 1. نیاز به سیستم مدیریت تأسیسات: سازمان‌ها باید یک سیستم مدیریت تأسیسات (Facility Management System) ایجاد کنند که الزامات ISO 41001 را پوشش دهد. این سیستم باید شامل فرآیندهایی باشد که به سازمان کمک می‌کنند تا منابع فیزیکی خود را به طور مؤثر و کارآمد مدیریت کند.

1. 1. تطبیق با نیازهای سازمان: سیستم مدیریت تأسیسات باید با اندازه، ساختار و نوع سازمان تطبیق پیدا کند. این بدان معناست که فرآیندها، سیاست‌ها و الزامات باید بر اساس شرایط خاص سازمان، هدف‌ها و منابع موجود تنظیم شوند.

1. 1. دقت در ارزیابی و مدیریت ریسک‌ها: سازمان‌ها باید به شناسایی و ارزیابی ریسک‌ها و فرصت‌ها در فرآیندهای مدیریت تأسیسات توجه کنند و اقداماتی برای کاهش ریسک‌ها و بهره‌برداری از فرصت‌ها انجام دهند. این شامل شناسایی عواملی است که ممکن است بر کارایی سیستم تأسیسات تأثیر منفی بگذارند و در عین حال به فرصت‌هایی برای بهبود عملکرد توجه داشته باشند.

1. 1. مستندسازی فرآیندها: فرآیندهای سیستم مدیریت تأسیسات باید مستند شده و از آن‌ها پیروی شود. مستندسازی شامل ایجاد خط‌مشی‌ها، اهداف، دستورالعمل‌ها و اقدامات اجرایی است که به بهبود عملکرد تأسیسات کمک می‌کند.

1. 1. تعامل با ذینفعان: سازمان باید ارتباطات مؤثری با ذینفعان داخلی و خارجی برقرار کند. ذینفعان شامل کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان و حتی جوامع محلی می‌شوند که ممکن است تحت تأثیر عملکرد تأسیسات قرار گیرند. نیازهای این گروه‌ها باید در فرآیندهای مدیریت تأسیسات در نظر گرفته شوند.

1. 1. بهبود مستمر: سازمان‌ها باید به دنبال بهبود مستمر سیستم مدیریت تأسیسات خود باشند. این شامل نظارت بر عملکرد سیستم، ارزیابی نتایج، انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و به‌روزرسانی فرآیندها به‌منظور بهبود کارایی و تأثیرگذاری است.

نکات کلیدی:

 

• • سیستم مدیریت تأسیسات باید کاملاً به شرایط و اهداف سازمان متناسب باشد.

• • سیستم باید در جهت بهبود مداوم عمل کند.

• • اهمیت ارزیابی ریسک‌ها و فرصت‌ها در فرآیند مدیریت تأسیسات تأکید شده است.

• • تعامل با ذینفعان برای شفاف‌سازی نیازها و انتظارات ضروری است.

هدف از این بند این است که سازمان‌ها یک سیستم جامع، منسجم و انعطاف‌پذیر برای مدیریت تأسیسات خود ایجاد کنند که هم‌راستا با نیازها و الزامات ISO 41001 باشد و در عین حال امکان بهبود و انطباق با تغییرات را نیز فراهم کند.

بند 5 استاندارد ISO 41001:2018 تحت عنوان “رهبری” (Leadership)، به اهمیت رهبری و تعهد مدیران ارشد سازمان در پیاده‌سازی و حفظ سیستم مدیریت تأسیسات اشاره دارد. این بند تأکید می‌کند که رهبری مؤثر برای دستیابی به اهداف و بهبود مستمر سیستم مدیریت تأسیسات ضروری است.

بند 5 – رهبری (Leadership)

 

1. 1. تعهد رهبری: مدیران ارشد سازمان باید تعهد قوی به پیاده‌سازی و نگهداری سیستم مدیریت تأسیسات نشان دهند. آن‌ها باید به طور فعال در فرآیندهای مدیریتی و بهبود سیستم مشارکت کنند و اطمینان حاصل کنند که سیاست‌ها و اهداف تأسیسات با استراتژی کلی سازمان هم‌راستا است.

1. 1. تعیین مسئولیت‌ها و اختیارات: مدیران ارشد باید مسئولیت‌ها و اختیارات لازم برای پیاده‌سازی و مدیریت مؤثر سیستم تأسیسات را در سراسر سازمان مشخص کنند. این مسئولیت‌ها باید به وضوح تعریف شده و به افرادی که مناسب‌ترین مهارت‌ها و تجربه‌ها را دارند، واگذار شوند.

1. 1. ایجاد فرهنگ سازمانی: رهبری باید به ایجاد و حفظ فرهنگ سازمانی که از مدیریت مؤثر تأسیسات حمایت می‌کند، توجه داشته باشد. این شامل تشویق به همکاری و ارتباط مؤثر بین تمام سطوح سازمان، به‌ویژه در راستای اهداف تأسیسات است.

1. 1. تعریف و پشتیبانی از اهداف: مدیران باید اهداف و مقاصد روشن برای سیستم مدیریت تأسیسات تعیین کنند و از منابع و حمایت‌های لازم برای رسیدن به این اهداف اطمینان حاصل کنند. این اهداف باید با استراتژی کلی سازمان هماهنگ باشد.

1. 1. ارتباط با ذینفعان: مدیران ارشد باید ارتباطات مؤثری با ذینفعان داخلی و خارجی برقرار کنند. این شامل اطمینان از این است که نیازها و انتظارات ذینفعان در فرآیندهای مدیریت تأسیسات در نظر گرفته شده و به‌طور مستمر پیگیری می‌شود.

1. 1. ارزیابی عملکرد: مدیران ارشد باید به طور مستمر عملکرد سیستم مدیریت تأسیسات را ارزیابی کرده و به دنبال بهبود آن باشند. این شامل نظارت بر پیشرفت اهداف و شناسایی فرصت‌های بهبود است.

نکات کلیدی:

 

• • رهبری باید فعالانه در پیاده‌سازی سیستم مدیریت تأسیسات مشارکت داشته باشد.

• • مدیران ارشد باید مسئولیت‌ها را به طور شفاف تعریف کرده و از اختصاص منابع لازم اطمینان حاصل کنند.

• • فرهنگ سازمانی باید از مدیریت مؤثر تأسیسات حمایت کند.

• • ارتباط مؤثر با ذینفعان و توجه به نیازهای آن‌ها برای موفقیت سیستم مدیریت تأسیسات ضروری است.

• • ارزیابی و بهبود مستمر عملکرد سیستم باید تحت نظارت رهبری سازمان قرار گیرد.

به طور کلی، بند 5 تأکید دارد که برای موفقیت در پیاده‌سازی و نگهداری سیستم مدیریت تأسیسات، حمایت و تعهد رهبری سازمان باید به وضوح نشان داده شود و مدیران باید از همه امکانات و منابع لازم برای رسیدن به اهداف تأسیسات استفاده کنند.

بند 6 استاندارد ISO 41001:2018 تحت عنوان “طرح‌ریزی” (Planning)، به فرآیند برنامه‌ریزی در سیستم مدیریت تأسیسات پرداخته و اهمیت شناسایی ریسک‌ها، فرصت‌ها، اهداف و استراتژی‌ها برای رسیدن به بهبود مستمر را بیان می‌کند.

بند 6 – طرح‌ریزی (Planning)

 

1. 1. اقدامات برای رسیدگی به ریسک‌ها و فرصت‌ها: سازمان باید ریسک‌ها و فرصت‌هایی که ممکن است بر توانایی سیستم مدیریت تأسیسات برای دستیابی به نتایج مورد نظر تأثیر بگذارند، شناسایی کرده و به آن‌ها رسیدگی کند. این شامل ارزیابی تهدیدها و فرصت‌ها در محیط داخلی و خارجی سازمان است. هدف از این فرآیند این است که سازمان بتواند به صورت پیشگیرانه اقدام کند و از فرصت‌ها برای بهبود استفاده کند.

1. 1. اهداف و برنامه‌های تأسیسات: سازمان باید اهداف مشخصی برای سیستم مدیریت تأسیسات تعیین کند که با استراتژی کلی سازمان هماهنگ باشد. این اهداف باید قابل اندازه‌گیری بوده و با نتایج قابل اندازه‌گیری همراه باشد تا پیشرفت و عملکرد سیستم ارزیابی شود. همچنین، برای دستیابی به این اهداف، برنامه‌های عملیاتی باید تدوین شود که اقدامات لازم، منابع، مسئولیت‌ها و زمان‌بندی را مشخص کند.

1. 1. استراتژی‌های مدیریت تأسیسات: برنامه‌ریزی باید استراتژی‌های خاصی برای مدیریت تأسیسات در نظر بگیرد، به‌ویژه در زمینه‌های مهم مانند بهره‌وری انرژی، نگهداری، ایمنی و بهبود مستمر عملکرد تأسیسات. این استراتژی‌ها باید بر اساس نیازها و الزامات مشتریان و سایر ذینفعان سازمان طراحی شوند.

1. 1. تخصیص منابع: سازمان باید منابع لازم (مالی، انسانی، فنی و زمانی) را برای پیاده‌سازی و دستیابی به اهداف سیستم مدیریت تأسیسات تخصیص دهد. این شامل شناسایی منابع ضروری برای مدیریت مؤثر تأسیسات و تخصیص مناسب آن‌ها است.

1. 1. الزامات قانونی و دیگر الزامات: سازمان باید به الزامات قانونی، مقررات و دیگر الزامات مربوط به تأسیسات، مانند استانداردهای ایمنی و محیط زیست، توجه کند. این الزامات باید در فرآیند برنامه‌ریزی گنجانده شوند تا اطمینان حاصل شود که سیستم مدیریت تأسیسات در راستای قوانین و مقررات موجود عمل می‌کند.

نکات کلیدی:

 

• • شناسایی ریسک‌ها و فرصت‌ها برای تضمین تأسیسات مؤثر و بهبود مستمر.

• • تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری برای سیستم مدیریت تأسیسات.

• • توسعه استراتژی‌های مدیریت تأسیسات بر اساس نیازها و الزامات مشتریان و ذینفعان.

• • تخصیص منابع کافی برای دستیابی به اهداف سیستم.

• • رعایت الزامات قانونی و دیگر الزامات مرتبط با مدیریت تأسیسات.

خلاصه:

بند 6 استاندارد ISO 41001 به اهمیت برنامه‌ریزی استراتژیک در سیستم مدیریت تأسیسات تأکید دارد. سازمان‌ها باید به دقت ریسک‌ها و فرصت‌ها را ارزیابی کرده، اهداف خاص و قابل اندازه‌گیری برای مدیریت تأسیسات تعیین کنند و استراتژی‌ها و منابع لازم را برای رسیدن به این اهداف تخصیص دهند. همچنین، باید به الزامات قانونی و مقررات مربوط به تأسیسات توجه کنند تا عملکرد سیستم تأسیسات بهینه و مطابق با استانداردها باشد.

بند 7 استاندارد ISO 41001:2018 تحت عنوان “پشتیبانی” (Support)، به منابع، آموزش، آگاهی، ارتباطات و مدیریت مستندات مربوط به سیستم مدیریت تأسیسات اشاره دارد. این بند تأکید دارد که سازمان‌ها برای پیاده‌سازی مؤثر سیستم مدیریت تأسیسات، به منابع مناسب و حمایت‌های لازم نیاز دارند.

بند 7 – پشتیبانی (Support)

 

1. 1. منابع: سازمان باید منابع لازم برای پیاده‌سازی، حفظ و بهبود سیستم مدیریت تأسیسات را فراهم کند. این منابع شامل منابع مالی، انسانی، فنی، اطلاعاتی و دیگر منابع ضروری است که به سازمان کمک می‌کند تا اهداف سیستم را محقق کند. تخصیص منابع به گونه‌ای باید انجام شود که سیستم مدیریت تأسیسات به طور مؤثر عمل کند.

1. 1. آگاهی: تمام افراد مرتبط با سیستم مدیریت تأسیسات باید از اهمیت و اهداف سیستم آگاه باشند. این شامل ایجاد آگاهی در مورد نقش و مسئولیت‌های هر فرد در پیاده‌سازی و حفظ سیستم مدیریت تأسیسات است. همچنین باید به کارکنان کمک شود تا درک کنند که سیستم مدیریت تأسیسات چگونه می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند.

1. 1. آموزش و توانمندسازی: سازمان باید برنامه‌های آموزشی مناسب برای کارکنان خود ارائه دهد تا مهارت‌ها و صلاحیت‌های لازم برای اجرای مؤثر سیستم مدیریت تأسیسات را کسب کنند. آموزش‌ها باید شامل شناخت فرایندها، فناوری‌های جدید، روش‌های بهینه‌سازی و تغییرات در الزامات قانونی و مقررات باشد.

1. 1. ارتباطات: سازمان باید فرآیندهای مؤثر ارتباطی داخلی و خارجی را برای سیستم مدیریت تأسیسات برقرار کند. این شامل شفاف‌سازی اطلاعات، به اشتراک‌گذاری بهترین شیوه‌ها، گزارش‌دهی، دریافت بازخورد و تعامل با ذینفعان مختلف است. ارتباطات باید به گونه‌ای طراحی شوند که اهداف، نیازها و عملکرد سیستم به وضوح به همه افراد ذینفع منتقل شود.

1. 1. مدیریت مستندات و اطلاعات: سازمان باید سیستم مؤثری برای مدیریت مستندات و اطلاعات مربوط به سیستم مدیریت تأسیسات ایجاد کند. این مستندات می‌توانند شامل سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها، گزارش‌ها، سوابق و دیگر مدارک مرتبط با مدیریت تأسیسات باشند. مستندات باید به‌روزرسانی شوند و از دسترسی به اطلاعات درست و به موقع اطمینان حاصل شود.

1. 1. حفظ صلاحیت‌ها: سازمان باید صلاحیت‌های لازم برای افرادی که مسئولیت‌های خاصی در سیستم مدیریت تأسیسات دارند، تضمین کند. این شامل ارزیابی مهارت‌ها، توانمندی‌ها و تجربه‌های مورد نیاز برای اجرای صحیح وظایف است.

نکات کلیدی:

 

• • منابع مناسب برای پیاده‌سازی و نگهداری سیستم مدیریت تأسیسات باید فراهم شود.

• • آگاهی و آموزش کارکنان برای آگاهی از اهداف سیستم و کسب مهارت‌های لازم ضروری است.

• • ارتباطات مؤثر باید در سازمان به‌ویژه در بین ذینفعان داخلی و خارجی برقرار باشد.

• • مدیریت مستندات باید به گونه‌ای باشد که دسترسی به اطلاعات به‌روز و ضروری تضمین شود.

• • حفظ و ارزیابی صلاحیت‌ها برای اطمینان از عملکرد مؤثر افراد در سیستم ضروری است.

خلاصه:

بند 7 استاندارد ISO 41001 تأکید می‌کند که برای پیاده‌سازی مؤثر سیستم مدیریت تأسیسات، سازمان باید از منابع کافی، آموزش و آگاهی کارکنان، ارتباطات مؤثر، و مدیریت مستندات بهره‌برداری کند. این منابع و پشتیبانی‌ها برای تحقق اهداف سیستم و بهبود مستمر آن ضروری هستند.

بند 8 استاندارد ISO 41001:2018 تحت عنوان “عملیات” (Operation)، به فرآیندهای اجرایی مرتبط با پیاده‌سازی سیستم مدیریت تأسیسات اشاره دارد. این بند تأکید دارد که سازمان‌ها باید برنامه‌های عملیاتی خود را به‌طور مؤثر پیاده‌سازی کنند و فرآیندهایی برای دستیابی به اهداف سیستم مدیریت تأسیسات طراحی و مدیریت کنند.

بند 8 – عملیات (Operation)

 

1. 1. برنامه‌ریزی و کنترل عملیات: سازمان باید فرآیندهای لازم را برای برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل عملیات تأسیسات تعریف و اجرا کند. این فرآیندها باید شامل برنامه‌های مربوط به نگهداری، بهره‌برداری، انرژی، ایمنی و محیط زیست باشند. این اقدامات باید با اهداف سیستم مدیریت تأسیسات هماهنگ و متناسب با منابع و نیازهای سازمان باشد.

1. 1. مدیریت ریسک‌های عملیاتی: سازمان باید خطرات و ریسک‌های عملیاتی مرتبط با تأسیسات خود را شناسایی کرده و آن‌ها را مدیریت کند. این شامل ارزیابی ریسک‌ها و اتخاذ اقدامات پیشگیرانه یا اصلاحی برای کاهش احتمال وقوع مشکلات است. سازمان باید برای شناسایی و کاهش خطرات در هر مرحله از عملیات تأسیسات، اقداماتی را اتخاذ کند.

1. 1. دستیابی به اهداف تأسیسات: عملیات باید به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی و کنترل شوند که به اهداف سیستم مدیریت تأسیسات دست یابند. این اهداف می‌توانند شامل بهبود بهره‌وری انرژی، کاهش هزینه‌ها، افزایش ایمنی، بهبود شرایط کاری و بهبود اثرات زیست‌محیطی باشند. سازمان باید اطمینان حاصل کند که عملیات به‌طور مؤثر به این اهداف دست پیدا می‌کنند.

1. 1. تحقق مستمر بهبود عملکرد: عملیات باید به‌طور مستمر به سمت بهبود پیش روند. این شامل نظارت مداوم بر عملکرد تأسیسات، تجزیه و تحلیل داده‌ها، شناسایی مشکلات و فرصت‌ها برای بهبود و اجرای اقدامات اصلاحی است. هدف از این فرآیند بهبود مستمر، افزایش کارایی سیستم مدیریت تأسیسات است.

1. 1. شناسایی نیازها و انتظارات ذینفعان: در این بند، سازمان باید نیازها و انتظارات ذینفعان (اعم از کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان و جوامع محلی) را شناسایی و در فرآیندهای عملیاتی خود مد نظر قرار دهد. برای انجام این کار، ارتباطات مؤثر با ذینفعان ضروری است.

1. 1. توجه به الزامات قانونی و مقررات: سازمان باید به الزامات قانونی و مقررات مرتبط با تأسیسات و عملیات آن توجه کند. این الزامات می‌توانند شامل استانداردهای ایمنی، محیط زیست، انرژی و سایر مقررات اجرایی مرتبط با تأسیسات باشند. سازمان باید مطمئن شود که تمامی عملیات به این الزامات پایبند هستند.

نکات کلیدی:

 

• • برنامه‌ریزی و کنترل عملیات باید به‌گونه‌ای باشد که به اهداف سیستم مدیریت تأسیسات دست یابد.

• • مدیریت ریسک‌های عملیاتی برای پیشگیری از مشکلات و کاهش خطرات در فرآیندهای اجرایی ضروری است.

• • تحقق مستمر بهبود عملکرد برای اطمینان از بهره‌وری و کارایی بهتر سیستم تأسیسات.

• • شناسایی نیازهای ذینفعان و رعایت الزامات آن‌ها در عملیات.

• • رعایت الزامات قانونی و مقررات برای اطمینان از تطابق عملیات با قوانین و استانداردهای مرتبط.

خلاصه:

بند 8 استاندارد ISO 41001 بر اهمیت برنامه‌ریزی، کنترل و نظارت بر عملیات تأسیسات تأکید دارد. این بند بر لزوم مدیریت مؤثر ریسک‌ها، دستیابی به اهداف مشخص، بهبود مستمر عملکرد و توجه به نیازهای ذینفعان و الزامات قانونی در تمامی مراحل عملیاتی تأسیسات اشاره می‌کند. اجرای صحیح این بند موجب بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و افزایش ایمنی و کارایی تأسیسات می‌شود.

بند 9 استاندارد ISO 41001:2018 تحت عنوان “ارزیابی عملکرد” (Performance Evaluation)، به نظارت، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل و ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت تأسیسات می‌پردازد. این بند تأکید دارد که سازمان باید سیستم‌هایی برای ارزیابی و پایش عملکرد سیستم مدیریت تأسیسات خود ایجاد کند تا از اثربخشی و کارایی آن اطمینان حاصل نماید.

بند 9 – ارزیابی عملکرد (Performance Evaluation)

 

1. 1. نظارت، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل: سازمان باید فرآیندهای نظارت و اندازه‌گیری را برای ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت تأسیسات پیاده‌سازی کند. این فرآیندها باید شامل شاخص‌ها و معیارهای مشخصی باشند که به ارزیابی میزان دستیابی به اهداف و مقاصد سیستم کمک کنند. به‌علاوه، سازمان باید داده‌های به‌دست آمده را تجزیه و تحلیل کرده تا مشکلات و فرصت‌های بهبود را شناسایی نماید.

1. 1. ارزیابی انطباق با الزامات: سازمان باید اطمینان حاصل کند که عملکرد سیستم مدیریت تأسیسات با الزامات قانونی، استانداردها و دیگر نیازهای الزامی انطباق دارد. ارزیابی انطباق می‌تواند شامل بررسی رعایت مقررات ایمنی، زیست‌محیطی، انرژی و دیگر الزامات مرتبط با تأسیسات باشد.

1. 1. ارزیابی رضایت ذینفعان: سازمان باید نظرسنجی‌ها و ارزیابی‌هایی برای سنجش میزان رضایت ذینفعان (مانند کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان و جوامع محلی) انجام دهد. ارزیابی رضایت ذینفعان به سازمان کمک می‌کند تا نیازها و انتظارات آن‌ها را درک کرده و در فرآیندهای مدیریت تأسیسات به‌طور مؤثرتر لحاظ کند.

1. 1. بازنگری و اصلاحات: سازمان باید فرآیندهایی برای بازنگری و ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت تأسیسات در دوره‌های زمانی معین ایجاد کند. این شامل بررسی نتایج ارزیابی‌ها، تحلیل داده‌ها، و در نهایت شناسایی نیاز به اصلاحات و اقدامات بهبود است. تغییرات و اصلاحات باید به‌منظور ارتقاء عملکرد سیستم و انطباق بیشتر با نیازها و الزامات صورت پذیرد.

1. 1. اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه: در صورتی که عملکرد سیستم مدیریت تأسیسات پایین‌تر از حد مطلوب باشد یا انحرافاتی از اهداف تعیین شده مشاهده شود، سازمان باید اقدامات اصلاحی برای رفع این مشکلات انجام دهد. این اقدامات می‌توانند شامل تغییر در فرآیندها، منابع یا تخصیص‌ها باشند. همچنین، سازمان باید به اقدامات پیشگیرانه توجه داشته باشد تا از بروز مشکلات مشابه در آینده جلوگیری کند.

نکات کلیدی:

 

• • نظارت و اندازه‌گیری عملکرد سیستم باید به‌طور مستمر انجام شود تا از کارایی و اثربخشی آن اطمینان حاصل گردد.

• • ارزیابی انطباق با الزامات قانونی و استانداردها ضروری است.

• • ارزیابی رضایت ذینفعان باید در فرآیندهای ارزیابی عملکرد گنجانده شود.

• • بازنگری و اصلاحات برای بهبود مستمر عملکرد سیستم باید در نظر گرفته شود.

• • اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه برای رفع مشکلات و جلوگیری از بروز مشکلات مشابه در آینده باید اجرایی گردد.

خلاصه:

بند 9 استاندارد ISO 41001 بر اهمیت نظارت و ارزیابی مستمر عملکرد سیستم مدیریت تأسیسات تأکید دارد. سازمان‌ها باید فرآیندهایی برای اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل و ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت تأسیسات خود داشته باشند تا اطمینان حاصل کنند که اهداف سیستم محقق شده و مشکلات شناسایی و برطرف می‌شوند. این بند همچنین به اهمیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه برای بهبود مستمر سیستم مدیریت تأسیسات اشاره دارد.

بند 10 استاندارد ISO 41001:2018 تحت عنوان “بهبود” (Improvement)، به اهمیت بهبود مستمر در سیستم مدیریت تأسیسات اشاره دارد. این بند تأکید دارد که سازمان‌ها باید فرآیندهایی برای شناسایی و پیاده‌سازی بهبودهای مستمر در سیستم مدیریت تأسیسات خود داشته باشند. بهبود مستمر به معنای دستیابی به عملکرد بهتر، بهینه‌سازی منابع و افزایش اثربخشی و کارایی سیستم است.

بند 10 – بهبود (Improvement)

 

1. 1. بهبود مستمر: سازمان باید فرآیندهایی برای شناسایی و اجرای بهبودهای مستمر در سیستم مدیریت تأسیسات ایجاد کند. این به معنای ارزیابی عملکرد سیستم، شناسایی مشکلات، و تلاش برای ارتقاء مستمر است. سازمان باید به‌طور مداوم به دنبال فرصت‌های بهبود و افزایش بهره‌وری باشد.

1. 1. اقدامات اصلاحی: سازمان باید در صورتی که انحرافاتی از اهداف یا عملکرد مطلوب مشاهده شود، اقداماتی اصلاحی را برای برطرف کردن این مشکلات اتخاذ کند. این اقدامات باید به‌طور دقیق شناسایی و تجزیه و تحلیل شوند تا علت اصلی انحرافات شفاف‌سازی شده و اصلاحات مناسب انجام گردد. اقدامات اصلاحی می‌توانند شامل تغییر در فرآیندها، آموزش کارکنان، تخصیص منابع جدید و یا بهینه‌سازی فرآیندها باشند.

1. 1. اقدامات پیشگیرانه: علاوه بر اقدامات اصلاحی، سازمان باید فرآیندهایی برای شناسایی ریسک‌ها و مشکلات قبل از وقوع آن‌ها و انجام اقدامات پیشگیرانه داشته باشد. این اقدامات باید به‌گونه‌ای طراحی شوند که از بروز مشکلات مشابه در آینده جلوگیری کنند. اقداماتی پیشگیرانه می‌توانند شامل تغییرات در فرآیندها، بهبود روش‌های کاری یا تغییرات در تأسیسات باشند.

1. 1. بهبود فرآیندها و روش‌ها: سازمان باید فرآیندهای مدیریت تأسیسات را به‌طور مستمر مورد بازنگری قرار دهد و برای بهبود و بهینه‌سازی روش‌ها و فرآیندهای خود اقدام کند. این بهبودها می‌تواند شامل کاهش مصرف انرژی، افزایش بهره‌وری، ارتقای ایمنی و کاهش اثرات زیست‌محیطی باشد.

1. 1. استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد: نتایج حاصل از ارزیابی‌های عملکرد (که در بند 9 آمده است) باید برای شناسایی و اجرای بهبودهای لازم استفاده شوند. این نتایج می‌توانند به سازمان کمک کنند تا مشکلات و فرصت‌های بهبود را شناسایی کرده و اقدامات لازم را به‌طور مؤثر پیاده‌سازی کند.

نکات کلیدی:

 

• • بهبود مستمر یکی از اصول اصلی سیستم مدیریت تأسیسات است و باید به‌طور مداوم در فرآیندهای سازمان گنجانده شود.

• • اقدامات اصلاحی باید در پاسخ به مشکلات شناسایی شده انجام شوند تا انحرافات از اهداف برطرف گردند.

• • اقدامات پیشگیرانه برای جلوگیری از وقوع مشکلات مشابه در آینده ضروری است.

• • بازنگری و بهبود فرآیندها برای بهینه‌سازی عملکرد و افزایش بهره‌وری باید همواره مورد توجه قرار گیرد.

• • استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد برای شناسایی فرصت‌های بهبود و اجرای اقدامات لازم بسیار مهم است.

 

بند 10 استاندارد ISO 41001 به اهمیت بهبود مستمر در سیستم مدیریت تأسیسات اشاره دارد. سازمان‌ها باید فرآیندهایی برای شناسایی و پیاده‌سازی بهبودهای مستمر داشته باشند و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه را برای رفع مشکلات و جلوگیری از بروز مشکلات مشابه در آینده به کار گیرند. هدف اصلی این بند ارتقاء عملکرد، بهینه‌سازی منابع و افزایش بهره‌وری سیستم مدیریت تأسیسات است.