راهنمای اجرایی برای آزمایشگاه‌ها و متقاضیان تأیید صلاحیت

انتقال ثبت و پیگیری درخواست‌های تأیید صلاحیت
به سامانه جدید NACI

آنچه باید درباره توقف ثبت درخواست در سامانه قدیم، ثبت دقیق اطلاعات گواهینامه و پیشگیری از وقفه در تمدید یا گسترش دامنه بدانید

کاربردمخاطبانمنبع اصلی
آماده‌سازی و ثبت درست درخواست در سامانه جدیدآزمایشگاه‌های آزمون، کالیبراسیون، تشخیص پزشکی و برگزارکنندگان آزمون مهارتاطلاعیه رسمی مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران، شماره ۲۲۰۳/ت، ۱۲ مرداد ۱۴۰۵
از ۲۴ مرداد ۱۴۰۵، ثبت درخواست‌های تجدید، تجدید و گسترش دامنه، و تمدید و گسترش دامنه در سامانه قدیم مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران متوقف می‌شود. درخواست‌های جدید باید در سامانه naciapp.inso.gov.ir ثبت شوند؛ اما درخواست‌هایی که پیش از این تاریخ در سامانه قدیم ثبت شده‌اند، تا پایان رسیدگی در همان سامانه قابل پیگیری خواهند بود.

مقدمه: این تغییر دقیقاً چه معنایی دارد؟

مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران در اطلاعیه رسمی خود اعلام کرده است که از ۲۴ مرداد ۱۴۰۵، سامانه قدیم به نشانی naci.inso.gov.ir برای ثبت درخواست‌های تجدید، تجدید و گسترش دامنه، و تمدید و گسترش دامنه تأیید صلاحیت غیرفعال می‌شود. از همان تاریخ، ثبت و پیگیری درخواست‌های جدید صرفاً از طریق سامانه جدید به نشانی naciapp.inso.gov.ir انجام خواهد شد.

این تغییر را نباید صرفاً جابه‌جایی یک درگاه اینترنتی تلقی کرد. در فرآیندهای تأیید صلاحیت، هر درخواست به وضعیت گواهینامه معتبر، دامنه مصوب و داده‌های قابل ردیابی وابسته است. بنابراین، انتقال موفق زمانی اتفاق می‌افتد که اطلاعات ثبت‌شده در سامانه جدید با گواهینامه معتبر و ردیف‌های دامنه آن کاملاً هم‌راستا باشد.

نکته کلیدی:  اطلاعیه، الزام فنی جدیدی به ISO/IEC 17025 یا سایر استانداردهای صلاحیت آزمایشگاه اضافه نمی‌کند؛ موضوع آن انتقال فرآیند ثبت و پیگیری درخواست‌ها به سامانه جدید است. با این حال، خطا در ثبت داده‌های گواهینامه می‌تواند مستقیماً بر سرعت و قابلیت رسیدگی به درخواست اثر بگذارد.

دامنه شمول اطلاعیه

اطلاعیه خطاب به آزمایشگاه‌های آزمون، کالیبراسیون، تشخیص پزشکی و برگزارکنندگان آزمون مهارت صادر شده است. جدول زیر مرز عملی تغییر را روشن می‌کند.

نوع وضعیت یا درخواستوضعیت سامانه قدیماقدام لازم
ثبت درخواست تجدیدسامانه قدیم از تاریخ اعلام‌شده برای ثبت درخواست جدید غیرفعال است.ثبت در سامانه جدید و کنترل اطلاعات گواهینامه پیش از ارسال
تجدید و گسترش دامنهثبت جدید در سامانه قدیم متوقف می‌شود.ثبت دقیق دامنه معتبر و آماده‌سازی اطلاعات درخواست در سامانه جدید
تمدید و گسترش دامنه تأیید صلاحیت غیرفعالثبت جدید در سامانه قدیم متوقف می‌شود.ثبت اطلاعات گواهینامه معتبر عیناً در سامانه جدید
درخواست ثبت‌شده پیش از ۲۴ مرداد ۱۴۰۵انتقال خودکار آن در اطلاعیه اعلام نشده است.پیگیری تا پایان رسیدگی در همان سامانه قدیم

منبع جدول: بازنویسی اجرایی بندهای ۱ و ۲ اطلاعیه رسمی مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران.

منطق انتقال: دو مسیر را با هم اشتباه نگیرید

مسیر اول: درخواست‌های جدید

اگر درخواست شما پس از تاریخ اعلام‌شده ثبت می‌شود، مسیر ثبت و پیگیری آن سامانه جدید است. بهترین اقدام این است که پیش از ایجاد درخواست، اطلاعات گواهینامه معتبر و دامنه آن را در سامانه جدید کنترل و تکمیل کنید؛ زیرا اطلاعیه، بررسی درخواست‌های تجدید یا گسترش را منوط به ثبت اطلاعات گواهینامه در سامانه جدید دانسته است.

مسیر دوم: درخواست‌های قبلی

اگر درخواست پیش از ۲۴ مرداد ۱۴۰۵ در سامانه قدیم ثبت شده است، همان درخواست باید تا پایان فرآیند رسیدگی از همان سامانه پیگیری شود. این موضوع به معنی آن است که تیم آزمایشگاه باید برای هر درخواست، تاریخ ثبت، شماره پیگیری، وضعیت فعلی و مسئول پیگیری را به‌صورت شفاف نگهداری کند تا درخواست‌های قدیمی و جدید با یکدیگر مخلوط نشوند.

چک‌لیست عملی قبل از ثبت درخواست در سامانه جدید

این چک‌لیست یک ابزار اجرایی پیشنهادی برای کاهش خطا است. تکمیل آن جایگزین راهنماهای سامانه جدید یا الزامات رسمی NACI نیست، اما از ثبت شتاب‌زده و ناسازگار جلوگیری می‌کند.

ردیفکنترل اجراییمعیار پذیرشمسئول پیشنهادی
۱تعیین مسیر درخواستمشخص کنید درخواست جدید است یا پیش از تاریخ انتقال در سامانه قدیم ثبت شده است.مسئول فنی / نماینده معرفی‌شده
۲بازبینی گواهینامه معتبرشماره گواهینامه، تاریخ اعتبار، نام نهاد و دامنه مصوب را از نسخه معتبر استخراج کنید.مدیر کیفیت
۳تطبیق دامنهاطمینان حاصل کنید هر ردیف، روش، فعالیت یا اطلاعات واردشده خارج از ردیف‌های گواهینامه معتبر نیست.مدیر فنی + مدیر کیفیت
۴ثبت اطلاعات در سامانه جدیداطلاعات گواهینامه را عیناً ثبت و تکمیل کنید؛ سپس قبل از ارسال، یک بازبینی مستقل انجام دهید.کاربر سامانه + بازبین مستقل
۵مطالعه راهنماهای سامانهراهنمای کاربری، فایل‌های آموزشی و فیلم‌های آموزشی موجود در سامانه جدید را پیش از ثبت درخواست مرور کنید.کاربر سامانه
۶ثبت و بایگانی شواهدشماره پیگیری، رسید ثبت، نسخه گواهینامه و نسخه کنترل‌شده اطلاعات ارسالی را نگهداری کنید.مدیر کیفیت
۷پایش پیگیرییک مسئول و زمان‌بندی مشخص برای رصد پیام‌ها، نواقص احتمالی و پاسخ به مکاتبات تعیین کنید.مدیر آزمایشگاه

منبع: گام‌های ۲ تا ۷، توصیه‌های اجرایی هیوا برای پیاده‌سازی مفاد اطلاعیه هستند؛ نقش‌ها و کنترل‌ها باید با ساختار واقعی هر آزمایشگاه متناسب‌سازی شوند.

ثبت «عیناً» اطلاعات گواهینامه یعنی چه؟

واژه «عیناً» در اطلاعیه، مهم‌ترین نقطه کنترلی این انتقال است. منظور این است که اطلاعات گواهینامه معتبر باید بدون افزودن داده خارج از ردیف‌های مندرج در گواهینامه، در سامانه جدید وارد شود. این کنترل فقط برای حفظ انطباق اداری نیست؛ بلکه جلوی ایجاد ابهام در دامنه درخواست، ارجاع نادرست پرونده و توقف رسیدگی را می‌گیرد.

برای کنترل عملی، یک نفر اطلاعات را وارد کند و فرد دیگری نسخه ثبت‌شده را با گواهینامه معتبر تطبیق دهد. اگر آزمایشگاه کوچک است، بازبینی می‌تواند توسط مدیر فنی یا مدیر کیفیت انجام شود؛ اما نباید صرفاً به حافظه کاربر سامانه اتکا کرد.

هشدار رسمی:  بر اساس اطلاعیه، ثبت اطلاعات و داده‌های خارج از ردیف‌های مندرج در گواهینامه معتبر، از سوی مرکز مصداق رفتار متقلبانه تلقی می‌شود و مطابق روش اجرایی NACI-P15 درباره نهاد تصمیم‌گیری خواهد شد.

مدیریت ریسک انتقال سامانه

ریسکپیامد محتملکنترل پیشنهادی
ورود دامنه‌ای فراتر از گواهینامه معتبرمغایرت با گواهینامه و ریسک تصمیم‌گیری طبق NACI-P15بازبینی دو‌نفره داده‌ها در برابر نسخه معتبر گواهینامه
ثبت درخواست جدید در سامانه قدیمعدم امکان ثبت یا ایجاد تأخیر در شروع فرآیندکنترل تاریخ و تعیین مسیر پیش از آغاز ثبت
پیگیری اشتباه درخواست قدیمی در سامانه جدیداز دست‌رفتن زمان و ایجاد سردرگمی در پروندهفهرست جداگانه درخواست‌های قدیم با شماره پیگیری و مسئول
اتکا به نسخه نامعتبر یا قدیمی گواهینامهثبت داده نادرست و نیاز به اصلاح مجدداستفاده از نسخه کنترل‌شده و تأییدشده گواهینامه
عدم مطالعه راهنمای سامانه جدیدخطای کاربری، ثبت ناقص یا برگشت درخواستمرور راهنما و فیلم آموزشی پیش از نخستین ثبت

این جدول، تحلیل ریسک اجرایی است و جایگزین رویه‌های رسمی مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران نیست.

تقسیم مسئولیت پیشنهادی در آزمایشگاه

اطلاعیه نقش‌های داخلی را تعیین نکرده است؛ با این حال، تعریف مالک برای هر کنترل، احتمال خطا و تأخیر را کاهش می‌دهد. الگوی زیر برای اغلب آزمایشگاه‌ها قابل استفاده است.

نقش پیشنهادیمسئولیت اصلیخروجی قابل کنترل
مدیر آزمایشگاهتعیین مسئول سامانه، تأیید مسیر و تخصیص منابعتصمیم روشن درباره اولویت درخواست و مالک پیگیری
مدیر فنیتأیید تناسب اطلاعات فنی و دامنه با گواهینامه معتبرعدم ورود اطلاعات خارج از دامنه مصوب
مدیر کیفیتکنترل نسخه گواهینامه، نگهداری شواهد و بازبینی نهاییقابلیت ردیابی اطلاعات ثبت‌شده
کاربر سامانهمطالعه راهنما، ورود داده، ثبت درخواست و پایش پیام‌هاثبت کامل، خوانا و قابل بازیابی
بازبین مستقلتطبیق ثانویه قبل از ارسال نهاییکاهش خطای ورود و مغایرت دامنه

پرسش‌های پرتکرار

آیا درخواست‌هایی که قبلاً در سامانه قدیم ثبت شده‌اند باید دوباره در سامانه جدید ثبت شوند؟

خیر. طبق اطلاعیه، درخواست‌هایی که پیش از ۲۴ مرداد ۱۴۰۵ در سامانه قدیم ثبت شده‌اند، تا پایان فرآیند رسیدگی از همان سامانه قابل پیگیری هستند.

آیا صرف ورود به سامانه جدید برای ثبت درخواست کافی است؟

خیر. متقاضیان تجدید، تجدید و گسترش دامنه، یا تمدید و گسترش دامنه باید پیش از ثبت درخواست، اطلاعات گواهینامه معتبر خود را عیناً در سامانه جدید ثبت و تکمیل کنند.

آیا می‌توان اطلاعات موردنظر برای گسترش آینده را پیشاپیش در اطلاعات گواهینامه وارد کرد؟

خیر. اطلاعیه صراحتاً ثبت داده خارج از ردیف‌های گواهینامه معتبر را رفتار متقلبانه تلقی می‌کند. هر توسعه دامنه باید از مسیر رسمی درخواست و رسیدگی انجام شود.

آیا این اطلاعیه الزامات فنی ISO/IEC 17025 را تغییر داده است؟

خیر. متن اطلاعیه درباره مسیر ثبت و پیگیری درخواست‌هاست. با این حال، متقاضی باید همچنان الزامات فنی و رویه‌های رسمی مرتبط با درخواست خود را رعایت کند.

اگر در استفاده از سامانه جدید ابهام داشته باشیم چه کنیم؟

ابتدا راهنماها، فایل‌های آموزشی و فیلم‌های آموزشی بارگذاری‌شده در سامانه جدید را بررسی کنید. در صورت باقی‌ماندن ابهام، از راه‌های ارتباطی مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران با پشتیبان سامانه یا کارشناسان مربوطه در ارتباط باشید.

جمع‌بندی اجرایی

برای جلوگیری از وقفه در تمدید یا گسترش دامنه، سه اقدام را به تأخیر نیندازید: نخست، مسیر پرونده‌های قدیمی و جدید را از یکدیگر جدا کنید؛ دوم، اطلاعات گواهینامه معتبر و دامنه آن را با دقت در سامانه جدید ثبت کنید؛ سوم، قبل از ارسال نهایی، یک بازبینی مستقل انجام دهید. این سه کنترل ساده، احتمال برگشت درخواست، تأخیر در رسیدگی و ایجاد مغایرت با گواهینامه را به‌طور معناداری کاهش می‌دهد.

قاعده طلایی:  در سامانه جدید فقط آنچه در گواهینامه معتبر و دامنه مصوب شما وجود دارد ثبت کنید؛ هر توسعه یا تغییر باید از مسیر رسمی درخواست و رسیدگی پیگیری شود.

منابع و یادداشت اعتبار

۱. مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران. اطلاعیه توقف ارائه خدمات ثبت درخواست‌های تجدید، تجدید و گسترش دامنه و تمدید و گسترش دامنه در سامانه قدیم مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران و انتقال کامل فرآیندهای تأیید صلاحیت به سامانه جدید. شماره ۲۲۰۳/ت، ۱۲ مرداد ۱۴۰۵.

۲. سامانه جدید مرکز ملی تأیید صلاحیت ایران: naciapp.inso.gov.ir. راهنماهای کاربری، فایل‌های آموزشی و فیلم‌های آموزشی سامانه، مرجع عملی ثبت درخواست هستند.