مراحل تمدید گواهینامه های ایزو به طور کلی شامل موارد زیر می باشد:
1. دریافت اطلاعیه از مرجع صدور گواهینامه:
- حدود سه ماه قبل از تاریخ انقضا، مرجع صدور گواهینامه ایزو با ارسال نامه‌ای به شما، تاریخ انقضا و مراحل تمدید را یادآوری می‌کند.
2. بررسی مستندات و سوابق:
- در این مرحله باید کلیه مستندات و سوابق مربوط به سیستم مدیریت مربوطه، از جمله گزارش‌های ممیزی‌های داخلی و خارجی، اقدامات انجام شده جهت رفع عدم انطباق‌ها، و تغییرات ایجاد شده در سیستم را جمع آوری و بررسی کنید.
3. انجام ممیزی مراقبتی:
- مرجع صدور گواهینامه ایزو، یک ممیزی برای ارزیابی انطباق سیستم شما با الزامات استاندارد مربوطه انجام خواهد داد. این ممیزی می‌تواند شامل بررسی مستندات، مصاحبه با کارکنان، و مشاهده فعالیت‌های سیستم باشد.
4. رفع عدم انطباق‌ها:
- در صورت مشاهده هر عدم انطباق در طول ممیزی مراقبتی، باید اقدامات لازم برای رفع آنها را در یک بازه زمانی مشخص انجام دهید.
5. پرداخت هزینه تمدید:
- پس از رفع کلیه عدم انطباق‌ها و تأیید نهایی توسط مرجع صدور گواهینامه، باید هزینه تمدید گواهینامه را پرداخت کنید.
6. صدور گواهینامه جدید:
- پس از انجام مراحل فوق و تأیید نهایی، مرجع صدور گواهینامه ایزو، گواهینامه جدید را با تاریخ اعتبار جدید صادر خواهد کرد.
نکات مهم:
- تاریخ اعتبار گواهینامه های ایزو عموما 3 سال است.
- در طول دوره اعتبار گواهینامه، باید دو مرتبه (سالی یکبار در بازه اعتبار گواهینامه) ممیزی های مراقبتی سالانه توسط مرجع صدور گواهینامه انجام شود و شما میبایست تایید این ممیزی را برای تداوم اعتبار گواهینامه ایزوی خود کسب نمایید.
- برای حفظ اعتبار گواهینامه، باید سیستم مدیریت خود را به طور مداوم مورد بازنگری و به‌روزرسانی قرار دهید.
مدارک مورد نیاز برای تمدید گواهینامه ایزو:
- درخواست تمدید گواهینامه
- گزارش ممیزی مراقبتی
- مستندات مربوط به اقدامات انجام شده جهت رفع عدم انطباق‌ها
- گواهینامه ایزو فعلی
هزینه تمدید گواهینامه ایزو:
- هزینه تمدید گواهینامه ایزو به عوامل مختلفی مانند نوع گواهینامه، وسعت سازمان و پیچیدگی سیستم مدیریت بستگی دارد.