اخذ گواهی IMS استقرار سیستم مدیریت یکپارچه
سیستم مدیـریت یکپارچه
Integrated Management System
سیستم مدیریت یکپارچه یا IMS روشی برای ادغام دو یا چند سیستم مدیریتی در یک چارچوب هماهنگ است. سازمان با استقرار IMS میتواند موضوعاتی مانند کیفیت، محیطزیست و ایمنی و بهداشت شغلی را بهجای مدیریت در سیستمهای جداگانه، در قالب فرایندها، مسئولیتها، اهداف، مستندات و ارزیابیهای مشترک مدیریت کند.
متداولترین ترکیب IMS شامل استانداردهای زیر است:
- ISO 9001 برای سیستم مدیریت کیفیت؛
- ISO 14001 برای سیستم مدیریت محیطزیست؛
- ISO 45001 برای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی.
نکته مهم این است که IMS یک استاندارد مستقل با شماره ISO مشخص نیست. سازمانها استانداردهای مدیریتی موردنیاز خود را بهصورت یکپارچه پیادهسازی میکنند و در صورت موفقیت در ممیزی، معمولاً برای هر استاندارد، گواهینامه مربوط به همان استاندارد را دریافت خواهند کرد.
بنابراین عبارت «گواهینامه IMS» معمولاً به این معناست که چند سیستم مدیریتی در سازمان بهشکل یکپارچه استقرار یافته و ممیزی شدهاند؛ نه اینکه ISO استاندارد مستقلی با نام ISO IMS منتشر کرده باشد.
مشاوره و اخذ گواهینامه IMS
انتخاب استانداردهای مناسب، تعیین دامنه گواهینامه، طراحی مستندات و انتخاب مرجع صدور از مهمترین تصمیمهای پروژه IMS هستند. انتخاب نادرست هرکدام از این موارد میتواند باعث افزایش هزینه، طولانیشدن پروژه یا دریافت گواهینامهای شود که برای مشتری، مناقصه یا بازار هدف سازمان مناسب نیست.
هیوا در مسیر بررسی، طراحی، استقرار و آمادهسازی سازمان برای اخذ گواهینامههای IMS خدمات مشاوره ارائه میدهد. هدف این خدمات، ایجاد سیستمی متناسب با اندازه، فعالیت و نیاز واقعی سازمان است؛ نه صرفاً افزایش تعداد فرمها و مدارک.
برای بررسی شرایط سازمان و دریافت برآورد اولیه با کارشناسان هیوا تماس بگیرید:
شماره تماس: 09132119102
مزایای استقرار IMS
استقرار صحیح سیستم مدیریت یکپارچه میتواند مزایای زیر را برای سازمان ایجاد کند:
- کاهش تکرار در مستندات، فرمها و روشهای اجرایی؛
- هماهنگی بهتر میان واحدهای سازمان؛
- مدیریت یکپارچه ریسکها و فرصتها؛
- شفافشدن مسئولیتها و اختیارات؛
- هماهنگی اهداف کیفیت، محیطزیست و ایمنی؛
- اجرای هماهنگ ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت؛
- کاهش دوبارهکاری و هزینههای اجرایی؛
- کنترل بهتر الزامات قانونی و قراردادی؛
- آمادگی بیشتر برای ممیزی مشتریان و کارفرمایان؛
- تقویت فرهنگ بهبود مستمر.
دستیابی به این مزایا به اجرای واقعی و اثربخش سیستم بستگی دارد. دریافت چند گواهینامه بدون مشارکت مدیریت و کارکنان، لزوماً عملکرد سازمان را بهبود نمیدهد.
IMS برای چه سازمانهایی مناسب است؟
سیستم مدیریت یکپارچه میتواند برای سازمانهایی مناسب باشد که همزمان با موضوعات کیفیت، محیطزیست و ایمنی و بهداشت شغلی سروکار دارند؛ از جمله:
- شرکتهای تولیدی و صنعتی؛
- پیمانکاران ساختمانی و عمرانی؛
- شرکتهای نفت، گاز و پتروشیمی؛
- صنایع فولاد، معدن و سیمان؛
- شرکتهای مهندسی و پروژهمحور؛
- مجموعههای حملونقل و لجستیک؛
- شرکتهای خدماتی و فنی؛
- تأمینکنندگان سازمانها و صنایع بزرگ؛
- متقاضیان شرکت در مناقصات؛
- سازمانهای دارای چند سایت، کارگاه یا شعبه.
IMS برای تمام سازمانها الزام عمومی نیست. استانداردهای موردنیاز باید براساس نوع فعالیت، ریسکها، قوانین، خواسته مشتریان، شرایط مناقصه و اهداف سازمان انتخاب شوند.
خدمات هیوا برای استقرار IMS
خدمات مشاوره سیستم مدیریت یکپارچه باتوجهبه وضعیت و نیاز هر سازمان میتواند شامل موارد زیر باشد:
- بررسی اولیه و تحلیل فاصله؛
- انتخاب استانداردهای متناسب با نیاز سازمان؛
- تعیین دامنه سیستم و گواهینامهها؛
- شناسایی و طراحی فرایندهای سازمان؛
- تدوین خطمشی و اهداف یکپارچه؛
- طراحی ساختار مستندات و فرمهای موردنیاز؛
- شناسایی ریسکها و فرصتها؛
- بررسی جنبههای محیطزیستی و خطرهای شغلی؛
- آموزش مدیران و کارکنان؛
- اجرای ممیزی داخلی؛
- آمادهسازی بازنگری مدیریت؛
- شناسایی و رفع عدم انطباقها؛
- ارزیابی گزینههای صدور گواهینامه؛
- آمادهسازی سازمان برای ممیزی صدور.
نوع و حجم خدمات پس از بررسی وضعیت موجود سازمان تعیین میشود.
مراحل استقرار و اخذ گواهینامه IMS
فرایند اجرای پروژه معمولاً در چند مرحله اصلی انجام میشود:
۱. بررسی اولیه سازمان
فعالیتها، تعداد کارکنان، سایتها، فرایندها، الزامات مشتریان و هدف سازمان از دریافت گواهینامه بررسی میشود.
۲. انتخاب استانداردها و تعیین دامنه
براساس نیاز واقعی سازمان مشخص میشود چه استانداردهایی باید در IMS قرار بگیرند و دامنه هر گواهینامه چه فعالیتها و سایتهایی را پوشش دهد.
۳. تحلیل فاصله و طراحی سیستم
وضعیت فعلی سازمان با الزامات استانداردهای انتخابشده مقایسه و اقدامات موردنیاز برای رفع فاصلهها مشخص میشود.
۴. تدوین و اجرای مستندات
فرایندها، روشهای اجرایی، فرمها، شاخصها و مسئولیتها طراحی میشوند و سپس در عملیات واقعی سازمان به اجرا درمیآیند.
۵. ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت
عملکرد سیستم بررسی و عدم انطباقهای احتمالی شناسایی میشوند. مدیریت ارشد نیز نتایج عملکرد و نیازهای بهبود را ارزیابی میکند.
۶. ممیزی صدور گواهینامه
پس از تکمیل استقرار و ایجاد سوابق اجرایی، سازمان برای ممیزی مرجع صدور آماده میشود. در صورت تأیید انطباق و رفع عدم انطباقهای احتمالی، گواهینامههای مربوط به استانداردهای انتخابشده صادر خواهند شد.
مدت زمان اخذ IMS
مدت اجرای پروژه برای همه سازمانها یکسان نیست و به عوامل مختلفی بستگی دارد:
- تعداد استانداردهای مورد درخواست؛
- تعداد کارکنان و سایتها؛
- نوع و پیچیدگی فعالیتها؛
- سطح ریسک سازمان؛
- وضعیت فعلی فرایندها و مستندات؛
- میزان مشارکت مدیریت و کارکنان؛
- الزامات قانونی و قراردادی؛
- زمان لازم برای اجرای سیستم و ایجاد سوابق.
زمانبندی دقیق پس از بررسی اولیه سازمان مشخص میشود. صدور فوری گواهینامه بدون شناخت سازمان و بدون اجرای واقعی سیستم، باید با دقت ارزیابی شود.
هزینه اخذ گواهینامه IMS
هزینه پروژه معمولاً شامل دو بخش است:
- هزینه آموزش، مشاوره و استقرار سیستم؛
- هزینه ممیزی و صدور گواهینامهها.
تعداد استانداردها، تعداد کارکنان و سایتها، دامنه گواهینامه، پیچیدگی فرایندها، سطح ریسک و مرجع صدور بر هزینه نهایی اثر میگذارند. به همین دلیل، اعلام قیمت دقیق بدون دریافت اطلاعات اولیه سازمان امکانپذیر نیست.
برای دریافت برآورد مناسب، ابتدا باید حوزه فعالیت، تعداد کارکنان، سایتها، استانداردهای موردنیاز و هدف دریافت گواهینامه مشخص شود.
اعتبار گواهینامه IMS
برای بررسی اعتبار گواهینامهها، تنها ظاهر گواهی یا لوگوهای درجشده روی آن کافی نیست. پیش از انتخاب مرجع صدور، موارد زیر باید بررسی شوند:
- نام و سابقه مرجع صدور؛
- نهاد اعتباردهنده و زنجیره اعتبار؛
- استانداردهای درجشده روی گواهینامه؛
- دامنه فعالیت و سایتهای مشمول؛
- تاریخ صدور و انقضا؛
- امکان رهگیری گواهینامه؛
- پذیرش گواهینامه توسط مشتری، کارفرما یا مناقصه موردنظر.
سازمان ISO خود برای شرکتها گواهینامه صادر نمیکند. گواهینامههای سیستم مدیریت توسط مراجع صدور صادر میشوند؛ بنابراین انتخاب مرجع صدور باید متناسب با هدف سازمان انجام شود.
تفاوت IMS و HSE چیست؟
HSE معمولاً به مدیریت موضوعات سلامت، ایمنی و محیطزیست اشاره دارد. IMS مفهوم گستردهتری دارد و میتواند علاوه بر محیطزیست و ایمنی، سیستم مدیریت کیفیت یا استانداردهای مدیریتی دیگری را نیز شامل شود.
برای مثال، ترکیب ISO 14001 و ISO 45001 میتواند بخشی از چارچوب مدیریت HSE باشد؛ درحالیکه ترکیب ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001 یکی از رایجترین ساختارهای IMS است.
انتخاب میان این سیستمها باید براساس نوع فعالیت، خواسته مشتری، شرایط قرارداد و اهداف سازمان انجام شود.
چرا مشاوره IMS هیوا؟
در یک پروژه IMS، هدف فقط آمادهکردن مدارک برای روز ممیزی نیست. سیستم باید با فعالیت واقعی سازمان هماهنگ باشد و کارکنان بتوانند آن را اجرا کنند.
رویکرد خدمات مشاوره هیوا بر موارد زیر متمرکز است:
- انتخاب استانداردهای واقعاً موردنیاز؛
- جلوگیری از تدوین مدارک غیرضروری؛
- طراحی سیستم متناسب با ساختار سازمان؛
- آموزش کارکنان براساس مسئولیتهای واقعی؛
- آمادهسازی سازمان برای ممیزی؛
- بررسی گزینههای صدور متناسب با هدف متقاضی.
پرسشهای متداول
آیا IMS یک استاندارد مستقل است؟
خیر. IMS یا سیستم مدیریت یکپارچه، روشی برای ادغام و مدیریت هماهنگ چند استاندارد مدیریتی است.
IMS معمولاً شامل چه استانداردهایی است؟
متداولترین ترکیب شامل ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001 است؛ اما ترکیب استانداردها باید براساس نیاز هر سازمان انتخاب شود.
آیا برای IMS فقط یک گواهینامه صادر میشود؟
این موضوع به روش کاری مرجع صدور بستگی دارد. ممکن است برای هر استاندارد گواهینامه جداگانه یا یک گواهینامه ترکیبی صادر شود.
آیا شرکتهای کوچک هم میتوانند IMS دریافت کنند؟
بله. ساختار سیستم باید متناسب با اندازه، پیچیدگی، تعداد کارکنان و ریسکهای سازمان طراحی شود.
اعتبار گواهینامههای IMS چقدر است؟
گواهینامههای سیستم مدیریت معمولاً در یک چرخه سهساله اداره میشوند و حفظ اعتبار آنها به انجام ممیزیهای مراقبتی و ادامه انطباق سازمان بستگی دارد.
درخواست مشاوره و برآورد هزینه IMS
برای مشخصشدن استانداردهای موردنیاز، مسیر استقرار، زمان تقریبی و هزینه پروژه، ابتدا باید اطلاعات سازمان بررسی شود.
شماره تماس با کارشناسان هیوا: 09132119102
پس از بررسی حوزه فعالیت، تعداد کارکنان و سایتها، استانداردهای موردنیاز و وضعیت فعلی سازمان، مسیر پیشنهادی استقرار و برآورد اولیه پروژه به شما ارائه میشود.